Administration & Operation Coordinator

Grantor is Hiring - Operations & Administrative Coordinator (Remote-Hybrid)

This position is open to all genders

Scope: Full-time (100%)

Work model: 90% remote, 10% office

Start date: Immediate start preferred

This is a core administrative and operations role at the heart of Grantor’s day-to-day activity. You will be responsible for calendar management, scheduling, client and vendor communication, document management, and task follow-ups - with high availability throughout the day in a fast-paced, multi-tasking environment.

• Manage calendars and coordinate multi-participant meetings (including changes and real-time prioritization).
• Draft, write, and manage professional email communication in Hebrew and English with clients, partners, and vendors.
• Organize and track tasks, files, and documents - working daily with Word, Excel, PowerPoint, and Canva.
• Prepare operational materials for presentations, meetings, and client status updates.
• Support sales and pre-sale processes as needed - coordinating calls, following up on leads, and preparing basic materials.

• High availability throughout the day with fast response times.
• Excellent written communication skills - Hebrew and English at a very high level.
• Strong interpersonal skills, high service orientation, and the ability to work with multiple stakeholders.
• High proficiency in Word, Excel, PowerPoint, and Canva.
• Proven ability to manage many tasks simultaneously under pressure and deadlines.
• Hands-on experience working intensively with calendars (Google Calendar or similar) - managing a complex calendar is a core part of the role.

• Experience working with a CRM (Airtable / HubSpot / Monday / Zoho or similar).
• Experience with invoicing, collections, or working with bookkeeping/accounting.
• Experience in sales or pre-sale - lead follow-up and preparation calls/materials.
• Advanced online research skills - fast information sourcing, cross-checking, and extracting insights.

A highly organized, sharp, and communicative operations professional with excellent writing skills and a strong sense of ownership - someone who consistently manages tasks with discipline and can handle multiple moving parts without losing control.

Send an email to [email protected] with your CV

Grantor מגייסת - רכז/ת אדמיניסטרציה ותפעול (Remote-Hybrid)

המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד

היקף: 100% משרה

מודל עבודה: 90% מרחוק, 10% במשרד

תחילת עבודה: עדיפות למיידי

על התפקיד

תפקיד אדמיניסטרטיבי-תפעולי מרכזי בליבת הפעילות של Grantor. אחריות על ניהול יומן, תיאומים, תקשורת מול לקוחות וספקים, ניהול מסמכים ומעקב משימות - עם זמינות גבוהה לאורך היום ועבודה בסביבה דינמית ורבת משימות.

תחומי אחריות עיקריים

• ניהול יומנים ותיאומי פגישות מרובי משתתפים (כולל שינויים ותיעדוף בזמן אמת).
• ניסוח, כתיבה וניהול תכתובות מייל מקצועיות בעברית ובאנגלית מול לקוחות, שותפים וספקים.
• ניהול ומעקב משימות, קבצים ומסמכים - עבודה שוטפת עם Word, Excel, PowerPoint ו-Canva.
• הכנת חומרים תפעוליים למצגות, ישיבות וסטטוסים ללקוחות.
• תמיכה בתהליכי מכירה ו-Pre-Sale לפי צורך - תיאומי שיחות, מעקב לידים, הכנת חומרים בסיסיים.

דרישות חובה

• זמינות גבוהה לאורך היום וזמני תגובה מהירים.
• יכולת התנסחות מעולה בכתב - עברית ואנגלית ברמה גבוהה מאוד.
• יחסי אנוש מעולים, שירותיות גבוהה ויכולת עבודה מול גורמים רבים במקביל.
• שליטה גבוהה ב Word, Excel, PowerPoint ו-Canva.
• יכולת מוכחת לעבוד על מספר רב של משימות במקביל, תחת עומס ודדליינים.
• ניסיון בעבודה אינטנסיבית עם Calendar (Google Calendar / Outlook) - ניהול יומן מורכב הוא בליבת התפקיד.

יתרונות משמעותיים

• ניסיון בעבודה עם CRM (Airtable / HubSpot / Monday / Zoho או דומה).
• ניסיון בהפקת חשבוניות, גבייה או עבודה מול הנהלת חשבונות.
• ניסיון במכירות או Pre-Sale - עבודה עם לידים, Follow-up, ושיחות הכנה.
• ניסיון בחיפושים מתקדמים באינטרנט - איתור מידע במהירות, הצלבת מקורות והפקת תובנות.

מי מתאים/ה לתפקיד

אדם/אשת תפעול סופר-מסודר/ת, חד/ה, תקשורתי/ת, עם יכולת ניסוח גבוהה וראש גדול - שמנהל/ת משימות בצורה עקבית, אוהב/ת סדר, ויודע/ת להחזיק הרבה כדורים באוויר בלי לאבד שליטה.

איך מגישים מועמדות:

שליחת מייל ל- [email protected] עם קורות חיים