רכז/ת מטה ומנהלת יומן למנכ"לית

ארגון מעוז פועל לקידום מענה לאתגרים הבוערים הניצבים בפני מדינת ישראל בתחום החברתי-כלכלי, באמצעות בניית רשת של מנהיגים המגיעים מהמגזרים החברתי, הממשלתי והפרטי, ומייצגים קהילות שונות בחברה, אשר פועלים יחד ומובילים יוזמות ושינויים משמעותיים בחברה הישראלית.

אנו מחפשים רכז/ת מטה ומנהלת יומן למנכ"לית, ליחידת מטה המנכ"לית. תפקיד המשלב אופרציה, הפקה ותמיכה, ומשמש עוגן במטה. התפקיד כולל ניהול יומן מורכב, תיאום והכנה לפגישות, הפקה של מופעים ארגוניים ועבודה יומיומית עם מגוון ממשקים, בתוך ומחוץ לארגון.

יחידת מטה המנכ"לית היא יחידה מרכזית בארגון, האחראית על תהליכי אופרציה, תיאום וסנכרון רוחביים בעשייה הארגונית. היחידה והתפקיד מהווים פונקציית חיבור בין מנכ"לית הארגון, הנהלת הארגון ויחידות הארגון השונות, ודורשים יכולת תיעדוף, שיקול דעת ועבודה באמון גבוה. התפקיד מתאים למי שמוצא/ת הנאה בחיבור בין פרטים, בהחזקה של משימות מרובות ובתמיכה בעשייה הארגונית ובצוות.

העבודה במשרה מלאה במשרדי הארגון הממוקמים בלוד, ובכפיפות לראש מטה המנכ"לית.

تعمل منظمة معوز على تطوير الاستجابة للتحديات المُلحة التي تواجه الدولة في المجال الاجتماعي-الاقتصادي، بواسطة بناء شبكة من القياديين الذين ينتمون لمختلف القطاعات، الاجتماعيّ، والحكوميّ، والخاص؛ ويمثلون شرائح مجتمعيّة مختلفة، ويعملون معًا في قيادة مبادرات وتغييرات مهمة في المجتمع الإسرائيلي.

نبحث عن مركّز/ة مكتب ومديرة جدول أعمال المديرة العامة، في وحدة مكتب المديرة العامة، وهي وظيفة تجمع بين إدارة العمليات والإنتاج والدعم، وتعتبر ركيزة أساسيةً في المكتب. تشمل الوظيفة إدارة جدول أعمال مُركب، وتنسيق الاجتماعات والتحضير لها، وإنتاج العروض التنظيمية، والعمل اليومي مع جهات متعددة، داخل المنظمة وخارجها.

تعتبر وحدة مكتب المديرة العامة وحدة مركزية في المنظمة، مسؤولةً عن سير العمليات، والتنسيق، ومزامنة أنشطة المنظمة على امتداد الوحدات. تشكّل هذه الوحدة وهذه الوظيفة حلقة وصل بين المديرة العامة للمنظمة، وإدارتها، ووحداتها التنظيمية المختلفة، ويتطلبان القدرة على تحديد الأولويات، واتخاذ القرارات بشكل سليم، والعمل بثقة عالية. هذه الوظيفة مناسبة لمن يستمتع/تستمع بالجمع بين الأفراد، وإدارة مهام متعددة، ودعم أنشطة المنظمة وطاقم العمل.

العمل بوظيفة كاملة في مكاتب المنظمة في اللد، تحت إشراف رئيس مكتب المديرة العامة.



תחומי האחריות במסגרת התפקיד

• ניהול יומן מורכב של המנכ"לית - החזקה מלאה של יומן אינטנסיבי ומרובה ממשקים, הכולל תעדוף ותיאומים שוטפים, הסתכלות קדימה בהתאם לפעילות הארגון, הצוותים והשותפים.ות, ולצרכי יחידת מטה המנכ"לית, וניהול שינויים בזמן אמת.
• הוצאה לפועל של תהליכים ואקשן אייטמז - תיאום ההכנות לפגישות המנכ"לית, איסוף אג'נדות וחומרים, השתתפות בפגישות לפי צורך, כתיבת סיכומי פגישות, ריכוז משימות ונקודות פעולה, ומעקב אחר היישום.
• מעקב אחר תיבת המייל של המנכ"לית - תיעדוף פניות, ניתוב משימות ומתן מענה מול גורמים רלוונטיים.
• איסוף, מיפוי וריכוז עדכונים והתקדמות בדגש על הפעילות הארגונית - כולל סטטוסים של פעילויות, יוזמות ומופעים ארגוניים משמעותיים, לצד נושאים ותהליכים הרלוונטיים לסדר יומה של המנכ"לית ולמטה.
• הפקה ותפעול תהליכי מטה ומופעים ארגוניים - ימי תכנון , ישיבות הנהלה וישיבות בורד, כולל הכנה לוגיסטית, ביצוע הזמנות, הכנת מצגות וחומרים נדרשים.
• החזקת מנגנון הקשר עם בעלי עניין של הארגון - מיפוי של בעלי עניין מרכזיים, בניית תכניות מעורבות מותאמות לכל גורם, והחזקה של מנגנון הקשר.
• ניהול תקציב יחידת מטה המנכ"לית - מעקב אחר תקציב היחידה והזמנות רכש, עבודה עם מערכות רלוונטיות ותיאום מול יחידת הכספים.
  
  

• جدول أعمال مركب للمديرة العامة – إلمام تام بجدول أعمال مكثف ومتعدد التقاطعات، يشمل تحديد أولويات وتنسيق مستمر، تصوّر مستقبلي يتلاءم مع نشاطات المنظمة، والطواقم والشركاء، وكذلك لاحتياجات وحدة مكتب المديرة العامة، وإدارة التغييرات الفورية.
• تنفيذ العمليات وبنود العمل - تنسيق التحضيرات لاجتماعات المديرة العامة، وجمع جداول الأعمال والمواد، والمشاركة في الاجتماعات حسب الحاجة، وكتابة ملخصات الاجتماعات، وتركيز المهام ونقاط العمل، ومتابعة تنفيذها.
• متابعة البريد الإلكتروني للمديرة العامة - تحديد أولويات الاستجابة للتوجهات، وفرز المهام، والرد على الجهات ذات الأهمية..
• جمع وتصنيف وتركيز التحديثات وتطور تنفيذها مع التركيز على نشاط المنظمة - بما في ذلك مدى تطور الفعاليات، والمبادرات والفعاليات التنظيمية الهامة، إلى جانب المواضيع والعمليات ذات الصلة بجدول أعمال المديرة العامة ومكتبها.
• إنتاج وتفعيل مهام المكتب والفعاليات التنظيمية - أيام التخطيط، وجلسات الإدارة وجلسات الهيئة الإدارية، بما فيها التحضيرات اللوجستية، والدعوات، وتحضير المعروضات المحوسبة والمواد المطلوبة.
• الحفاظ على منظومة العلاقات مع أصحاب المصلحة – تدريج أصحاب المصلحة المركزيين، وبناء خطط مختلطة تلائم كل صاحب مصلحة، والحفاظ على منظمة العلاقات.
• إدارة ميزانية وحدة مكتب المديرة العامة - المتابعة المستمرة لميزانية الوحدة والمشتريات، العمل مع الأجهزة ذات الصلة والتنسيق مقابل وحدة المالية.
  
  

• ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי/תפעולי עם מנהל/ת בכיר/ה או החזקת יומן מורכב - חובה.
• ניסיון בעבודה עם ריבוי ממשקים, תיאומים ומעקב אחר משימות - חובה.
• שליטה טובה ביישומי Office ובמערכות טכנולוגיות - חובה.
• אנגלית ברמה טובה - קריאה וכתיבה (דיבור - יתרון).
  
  

• خبرة سابقة في وظيفة مكتبية إدارية / تنفيذية مع مدير/ة عام/ة رفيع/ة المستوى أو إدارة جدول أعمال مركب – إجباري.
• خبرة في العمل متعدد الجهات، تنسيق ومتابعة المهام – إجباري.
• قدرة التحكم جيدًا بتطبيقات Office وأنظمة تكنولوجية – إجباري.
• لغة انجليزية بمستوى جيد- كتابة وقراءة (محادثة – افضلية).
  
  

• חיבור לחזון ולמשימה של מעוז.
• יחסי אנוש מצוינים ותקשורת ברורה ויכולת עבודה בצוות ומול ממשקים מרובים ובפרט מול דרגים בכירים.
• יכולת תעדוף וקבלת החלטות שוטפות, תוך עבודה באמון מלא ובשיתוף פעולה.
• אמינות וסטנדרטים גבוהים של אתיקה ודיסקרטיות.
• סדר, ארגון ודיוק בפרטים, לצד יכולת להחזיק ריבוי משימות ולעבוד בקצב גבוה.
• חוסן; יכולת עבודה תחת לחץ, שינויים מרובים, ותנאי עמימות.
• יכולת עבודה בסביבה דינמית ומשתנה, כולל שינויי סדרי עדיפויות תוך כדי יום עבודה.
• שירותיות לצד אסרטיביות ונוכחות מקצועית וייצוגיות.
• גמישות וזמינות בהתאם לצורכי התפקיד.
• אופטימיות ושמחת חיים.
  
  

• التماهي مع رؤية ومهام معوز.
• مهارات تواصل إنسانية ممتازة ووضوح في التواصل، والقدرة على العمل مع طاقم ومع جهات متعددة، خاصة مع أصحاب المناصب العليا.
• قدرة على تحديد الأولويات واتخاذ القرارات بشكل جارٍ مع العمل بشكل تشاركي وثقة كاملة.
• الأمانة والأخلاقيات الرفيعة والسرية.
• الترتيب والنظام والدقة في التفاصيل، إلى جانب القدرة على إدارة مهام متعددة والعمل بوتيرة سريعة.
• مرونة وقدرة على العمل تحت الضغط، وفي ظل تغييرات متكررة وظروف غير واضحة.
• القدرة على العمل في بيئة ديناميكية ومتغيرة، بما في ذلك تغيير الأولويات خلال يوم العمل.
• قدرة خدماتية عالية إلى جانب الحزم والحضور المهني.
• الليونة والتوافر وفقًا لاحتياجات الوظيفة.
• التفاؤل والفرح!