Alumni Community Coordinator

About Us: ISRAEL-is works to connect and improve Israel's global image through personal encounters and human stories. The Alumni Division is the beating heart of the organization, bringing together thousands of young Israelis who have completed our training programs and want to continue making an impact. We are looking for a figure to drive this community forward and take it to the next level.

About the Role: The role combines human connection with operational-technical management. You will be responsible for the on-the-ground execution of flagship programs and the ongoing contact with alumni—from the moment they finish training to becoming active ambassadors.

Key Responsibilities:

• Community & Data Management: Full responsibility for data management, segmentation, automations, and ongoing management of WhatsApp community groups (generating discourse, content, and engagement).
• Personal Contact: Conducting ongoing calls with alumni, mapping needs, and connecting them to relevant opportunities within the organization.
• Planning & Executing Flagship Programs:
• Mentoring: Managing the matching process, accompanying pairs, and tracking milestones.
• Travelers Community: Recruiting and screening travelers, distributing "Traveler Kits," and providing remote accompaniment during trips.
• Internships: Placing alumni in various departments and accompanying the internship period.
• Event Production: Logistical and operational management of community events (meetups, lectures) and the annual flagship "Alumni Holiday" event.
• Content & Communication: Creating ongoing community content (recommendations, surveys, updates) and synchronizing with the Marketing and Digital divisions.

Requirements:

• Proven Experience: Community management, operations, and logistics (Civil society organizations/Youth movements/NGOs) – Mandatory.
• Technological Orientation: High proficiency in Monday.com and Excel. Ability to work with data – a significant advantage.
• Expression & Design: Articulate marketing writing skills and proficiency in Canva.
• Order & Organization: Ability to manage multiple processes simultaneously, attention to detail, and effective time management.
• Excellent Interpersonal Skills: Positive attitude, empathy, and ability to create personal connections. High service orientation and a genuine desire to help alumni.
• Availability: Willingness to work flexible hours (occasionally evening events).
• Attributes: High energy, initiative, "Can-do" attitude (Rosh Gadol), and a constant search for ways to improve and streamline. Practical ability to turn vision into reality.

Additional Details:

• Start Date: Immediate
• Scope: 60% Position (Part-time)
• Work Format: Hybrid
• Location: ISRAEL-is HQ, Tel Aviv
• The position is open to both men and women. Only suitable applications will be answered.

ארגון ISRAEL-is פועל לחיבור ושיפור תדמית ישראל בעולם דרך מפגשים אישיים וסיפורים אנושיים. חטיבת הבוגרים היא הלב הפועם של הארגון, המאגדת אלפי ישראלים צעירים שכבר עברו את ההכשרות שלנו ורוצים להמשיך להשפיע. אנחנו מחפשים דמות שתניע את הבוגרים ותיקח את הקהילה הזו צעד אחד קדימה.

התפקיד משלב בין חיבור אנושי לבין ניהול אופרטיבי-טכני. את/ה תהיה/י אחראי/ת על הביצוע בשטח של תוכניות הדגל ועל הקשר השוטף עם הבוגרים – מהרגע שהם מסיימים את ההכשרה ועד שהם הופכים לשגרירים פעילים.

תחומי אחריות

• ניהול קהילה ודאטה - אחריות מלאה על ניהול הנתונים, פילוחים, אוטומציות, וניהול שוטף של קבוצות הוואטסאפ הקהילתיות (יצירת שיח, תוכן ומעורבות).
• קשר אישי עם חברי הקהילה - ביצוע שיחות שוטפות עם בוגרים, מיפוי צרכים וחיבור להזדמנויות רלוונטיות בארגון.
• תכנון והוצאה לפועל של תוכניות הדגל:
• מנטורינג - ניהול תהליך המאצ'ינג, ליווי הזוגות ומעקב אחר אבני דרך.
• קהילת המטיילים - גיוס וסינון מטיילים, חלוקת "קיט המטייל" וליווי מרחוק בזמן הטיול.
• התמחויות - שיבוץ בוגרים למחלקות השונות וליווי תקופת ההתמחות.
• הפקת אירועים - ניהול לוגיסטי ותפעולי של אירועי הקהילה (מפגשים, הרצאות) ו"חג הבוגרים" - אירוע הדגל השנתי.
• תוכן ותקשורת - יצירת תוכן שוטף לקהילה (המלצות, סקרים, עדכונים) וסנכרון מול חטיבת השיווק והדיגיטל.

דרישות התפקיד

• ניסיון קודם מוכח בניהול קהילה, תפעול ולוגיסטיקה (ארגוני חברה אזרחית/תנועות נוער/עמותות) – חובה.
• אוריינטציה טכנולוגית - שליטה גבוהה ב-Monday ו-Excel. יכולת עבודה עם נתונים ודאטה – יתרון משמעותי.
• יכולות ביטוי ועיצוב - כתיבה רהוטה ושיווקית, שליטה ב-Canva.
• סדר וארגון - יכולת לנהל מספר תהליכים במקביל, ירידה לפרטים וניהול זמן אפקטיבי.
• יחסי אנוש מעולים - גישה חיובית, אמפתיה ויכולת ליצור חיבורים אישיים. תודעת שירות גבוהה ורצון אמיתי לעזור לבוגרים.
• נדרשת נכונות לעבודה בשעות גמישות (לעתים אירועי ערב).
• אנרגיה גבוהה - יכולת להניע קהילה וליצור מעורבות.
• יוזמה, "ראש גדול" וחיפוש מתמיד אחר דרכים לשפר ולייעל.
• יכולת להוריד חזון לקרקע ולגרום לדברים לקרות.

פרטים נוספים

• מועד תחילת העסקה - מיידי
• 60% משרה
• עבודה במתכונת היברידית
• משרדי הארגון ממוקמים בתל אביב
• המשרה מיועדת לנשים וגברים כאחד
• רק פניות מתאימות יענו