Secretary to the Office of the VP of Human Resources

תיאור תפקיד:

עבודה בצמוד לסמנכ"ל

ניהול יומנים של הסמנכ"ל ו-2 הסגניות שלה.

אחריות לתיאום פגישות מרובות משתתפים, מענה טלפוני לשיחות ופניות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות.

טיפול ברכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, תיוקים ותיעוד חומרים.

מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.

כחלק מצוות לשכת סמנכ"ל מש"א, ישנה חשיפה לתהליכים, החלטות וחומרים רגישים הנוגעים בליבת העשייה בארגון ובחיי העובדים והעובדות באגף משאבי אנוש ובארגון כולו.

לאור כך, נדרשת דיסקרטיות רבה והפעלת שיקול דעת במשימות היומיומיות.

העבודה הינה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים בדרגים שונים ונדרשת שירותיות, אסרטיביות, ויכולת להתמודד עם עומס וריבוי משימות.

דרישות:

ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם כמזכיר.ה בלשכה בכירה בארגון גדול ומוכר

ניסיון בניהול לו"ז ויומנים מורכבים (outlook) - הכרות מעמיקה עם האאוטלוק

שליטה מלאה ביישומי אופיס כולל הכנת מצגות ואקסל

תואר ראשון- יתרון

יחסי אנוש מצוינים, דיסקרטיות, תקתקנות, "ראש גדול", מולטיטסקינג

יכולת עבודה תחת לחץ בסביבה רווית עשייה

היקף משרה:

משרה מלאה, ימים א'-ה'

שעת התחלה 07:30-08:00

נדרשת נכונות וגמישות לשעות נוספות על פי הצורך