Administrative Assistant

כללית חדשנות היא חטיבת החדשנות של כללית – הגוף הרפואי הגדול בישראל. החטיבה מובילה תהליכי חדשנות פורצי דרך המשלבים בין רפואה, טכנולוגיה ובינה מלאכותית, במטרה לשפר את איכות הטיפול ולייצר פתרונות בריאות מתקדמים עבור מיליוני מטופלי כללית. אנו עובדים בשיתוף פעולה עם חברות טכנולוגיות, סטארט-אפים, וגורמי שטח, תוך פריסה רוחבית בארגון ויצירת השפעה רחבה.

אנחנו מחפשים מנהלת אדמיניסטרציה לחברי חטיבת ההנהלה – אם את/ה עצמא/ית, מאורגנ/ת, אנרגטי/ת, שמכיר/ה סביבות עבודה מורכבות ומרובות ממשקים, ויודע/ת להחזיק את הפעילות הארגונית מקצה לקצה – נשמח שתצטרפ/י אלינו.

תחומי אחריות:

1. ניהול ותיאום יומנים מורכבים למספר מנהלים במקביל, כולל פגישות חוצות ארגון ומרובות משתתפים.
2. תיאום וזימון ישיבות כולל אחריות לכיבוד, ציוד, חומרים והכנת חדרי ישיבות
3. סיוע אדמיניסטרטיבי מקיף לחברי הנהלה הכולל סידורי חניה, תיאום והחזרי הוצאות וטיפול בצרכי תפעול שוטפים
4. תיאום ראיונות עבודה למועמדים תוך שמירה על חווית מועמד מיטבית
5. קשר שוטף עם גורמי פנים וחוץ – מחלקות מטה, ספקים, נותני שירותים וגורמים ארגונים נוספים
6. גיבוי לצוות האדמיניסטרציה בחטיבה כולל חלוקת עומסים ותמיכה הדדית בעת הצורך
7. טיפול בפניות אד הוק ודאגה לפתרונות מהירים ומקצועיים

דרישות תפקיד:

• ניסיון קודם של 3+ שנים לפחות בתפקיד דומה, רצוי בארגונים גדולים ולמספר גורמים במקביל
• שליטה מלאה בMicrosoft Office , Monday (יתרון)
• יכולת לתעדף ולטפל במספר משימות במקביל, לעתים תחת לחץ
• מיומנות גבוהה בתיאום וניהול יומנים מורכבים מא' עד ת
• יוזמה והגדלת ראש, אחריות, עצמאות, דיסקרטיות ויכולת פתרון בעיות
• יחסי אנוש מצוינים ותקשורת בין-אישית גבוהה
• כישורי סדר וארגון ברמה גבוהה
• שירותיות ויכולת עבודה מול בכירים
• גמישות ונכונות להתמודד עם מצבים משתנים ועומס עבודה
• אנגלית ברמה טובה מאוד – יכולת לניהול שיחות והתכתבויות באנגלית

את/ה מוזמנ/ת להעביר קורות חיים לכתובת אימייל

[email protected] ולרשום בנושא : "מנהלת אדמניסטרציה והנהלה - משרה מספר #1111