Office Manager

לחברת הייטק יציבה ודינמית הנמצאת באזור חיפה, דרוש/ה מנהל/ת משרד ואדמיניסטרציה למשרה מלאה.

התפקיד כולל תחומי אחריות רבים כאשר בבסיסם אחריות מלאה להתנהלות השוטפת של המשרד ולקידום החברה מבחינה עסקית ותפעולית.

הגדרת התפקיד

• ניהול ותפעול אדמיניסטרטיבי מקצה לקצה, כולל פיתרון בזמן אמת וניהול משימות מרובות במקביל
• איוש המשרד, כולל FRONT DESK, מענה לטלפונים, תאומי פגישות ויומנים
• אחריות והוצאה לפועל של אירועי חברה ופעילויות רווחה
• טיפול בנושאי אפ"י לרישיונות שיווק וייצוא, בשילוב עם יועץ חיצוני
• שחרור סחורה וקבלת רישוי מגורמים ממשלתיים כגון מכס, משרד התמ"ת, משרד התקשורת וכו'
• הוצאת משלוחים ללקוחות (הוצאת תעודות, בדיקה של ניירת נלוות)
• תמיכה במסגרת השיווק, הכספים והתפעול למשימות שעולות לפי הצורך
• תאום נסיעות, וסיוע בארגון תערוכות, ביקורי אורחים מחו"ל
• תקשורת וסיוע בנושאי התקשרות וטיפול בחוזים, טפסים ואישורים כגון חברת ליסינג רכבים, וספקים אחרים בארץ ובחו"ל
• טיפול שוטף בעובדי החברה לרבות דיווחי שעות, הסעדה, אישורי כניסה, קליטת עובדים חדשים וכו'
• אחריות על רכש מלאי מתכלים וציוד היקפי למשרד – ציוד משרדי, קפה, כיבוד וכד'
• מעקב קבלת חשבוניות שוטפות והזמנות חדשות, קליטה ורישום. ריכוז חומר להנהלת חשבונות חיצונית, בקרה על ביצועי תשלומי ספקים והעברות בנקאיות
• משימות נוספות על פי צורך

דרישות:

• יכולת ארגונית טובה והבחנה בין עיקר לתפל
• יחסי אנוש מעולים וראש גדול
• כישורי תקשורת בין-אישית מצוינים
• גישה חיובית לעשייה ואחריות לביצוע משימות עצמאית
• יכולת לימוד מהירה ורצון להתפתחות והתמקצעות
• יכולת עבודה תחת לחץ ויכולת עבודה multitask מול מספר בעלי תפקיד
• עברית ואנגלית ברמה טובה מאוד
• שליטה טובה מאוד באופיס הכרחית
• ניסיון בעבודה עם מערכת ERP בכלל ו PRIORITY בפרט - יתרון
• ניסיון עבודה מול אפ"י ומשרד התקשורת בחברה ביטחונית - יתרון
• תואר ראשון – יתרון