Executive Assistant

עוזרת ניהול עסק / עוזרת אישית

תיאור תפקיד כללי

עוזרת ניהול עסק מהווה יד ימינו של בעל העסק, אחראית על תיאום, מעקב, תפעול וניהול שוטף של משימות יומיומיות. התפקיד כולל אחריות גבוהה, עבודה עצמאית, ניהול זמן מצוין ויכולת לתקשר עם לקוחות, ספקים ועובדים.

⸻

תחומי אחריות מרכזיים

1. ניהול יומן ותיאומים
• תיאום פגישות ושיחות.
• ניהול לו״ז שוטף, תזכורות ומעקב משימות.
• תיאום מול גורמים חיצוניים ופנימיים.

2. אדמיניסטרציה כללית
• ניהול מיילים וטלפונים.
• הכנת מסמכים, הצעות מחיר, הסכמים ודוחות.
• טיפול בתשלומים, קבלות והזמנות רכש.

3. תמיכה תפעולית בעסק
• מעקב אחרי פרויקטים ומשימות.
• עבודה מול ספקים וקבלני משנה.
• הזמנות, מעקב משלוחים ולוגיסטיקה בסיסית.

4. שירות לקוחות
• מענה ללקוחות (טלפון/וואטסאפ/מייל).
• תיאום שירותים, פתיחת קריאות, מעקב אחר ביצוע.
• טיפול בפניות ובקשות בזמן קצר.

5. ניהול תוכן בסיסי

(לא חובה אבל יתרון גדול)
• העלאת פוסטים/סטוריז.
• עריכת מסמכים/מצגות.
• בניית דוחות בסיסיים באקסל.

⸻

דרישות התפקיד

דרישות חובה
• ניסיון קודם בניהול משרד / עוזרת אישית / תפעול.
• שליטה מלאה ביישומי מחשב: Word, Excel, WhatsApp Web, מייל.
• יחסי אנוש מעולים, שירותיות ותקשורת גבוהה.
• סדר וארגון ברמה גבוהה, יכולת עבודה עצמאית.
• יכולת התנסחות גבוהה בעל פה ובכתב.

יתרון משמעותי
• ניסיון בעבודה מול לקוחות.
• הבנה טכנולוגית טובה.
• ידע בסיסי בניהול רשתות חברתיות.
• ניסיון בחברה שירותית או טכנית.

⸻

היקף משרה
• משרה חלקית / מלאה / פרילאנס מיקור חוץ עפ״י חוזה – בהתאם לצורכי העסק.
• עבודה היברידית: מהבית + פגישות/משרד לפי הצורך.

⸻

מאפיינים אישיים חשובים
• אחריות גבוהה.
• ראש גדול.
• אמינות ודיסקרטיות מלאה.
• יכולת למידה מהירה.
• יכולת פתרון בעיות בזמן אמת.

⸻

שכר
• יקבע לפי ניסיון והיקף המשרה (ניתן להוסיף טווח אם תרצה).