Office Manager

תיאור התפקיד:

התפקיד כולל מגוון רחב של אחריות אדמיניסטרטיבית ומשרדית, עם דגש על ניהול המשרד, ליווי תהליכים אדמיניסטרטיביים לעובדים ואורחים, ניהול צי רכבים ותמיכה בכירים.

תחומי אחריות:

ליווי עובדים ותיאום תהליכים:

• קבלת אורחים והיערכות לפגישות וביקורים במשרד.
• התאמת ציוד אישי לעובדים (לפי דרישה, כיום לא קיים).
• תהליכי קליטת עובדים חדשים (Onboarding) – לפי דרישה.
• ליווי תהליכי עזיבת עובדים (Offboarding) – לפי דרישה.
• תהליך זימון לראיונות, כולל תיאום עם מועמדים ומראיינים – לפי דרישה.
• רכש מתנות ימי הולדת וחגים לעובדים, כולל רכש וחלוקת מתנות לספקים בחגים (לפי נוהל תקציבי).
• רכש ביטוחים וניהול מנויים (מאגר משפטי, שירותי דואר וכו').
• מעקב ודיווח כספי: קבלת חשבוניות והעברה להנהלת חשבונות עבור רכש אדמיניסטרטיבי.
• תמיכה וניהול ביקורי אורחים מחו"ל, כולל טיפול מול רשויות, הזמנת מלונות והסעות, אירוח ותיאומים.

ניהול משרד:

• ניהול קופה קטנה.
• טיפול בשליחויות.
• קבלת אורחים ומענה לטלפונים.
• ניהול ציוד משרדי גדול, ווידוא מלאים של מוצרי צריכה וציוד משרדי.
• פיקוח על תקינות תשתיות המשרד.
• ניהול חדרי ישיבות.

ניהול צי רכבים ותשתיות טכנולוגיות:

• טיפול שנתי ברכבי החברה (מנכ"ל, סמנכ"ל, טכנאים).
• תיאום וביצוע טסט שנתי לרכבים.
• חידוש ביטוחי רכב.
• השוואת מחירים ותיאום מועדים לטיפול ברכבים.
• תפעול ותחזוקת מערכת המולטימדיה בחדרי ישיבות ובמסכי הכניסה.
• טיפול בתקלות מערכת האזעקה.
• פתרון בעיות טלפונים ניידים ונייחים.
• ניהול הרשאות כניסה לחניית הבניין – הוספה והסרה של עובדים חדשים/עוזבים, ניהול אורחים, טיפול ברכבים חלופיים.

דרישות התפקיד:

• דיסקרטיות ורגישות גבוהה.
• תואר אקדמי רלוונטי.
• 3–7 שנות ניסיון בעבודה דומה.
• ניסיון בעבודה מול דרגים בכירים.
• שליטה מלאה באנגלית – דיבור, כתיבה וקריאה, עם יכולת עבודה שוטפת בשפה.
• יכולת ניהול עצמי ואחריות אישית גבוהה.
• דייקנות, שירותיות ורגישות לסביבה.
• יחסי אנוש מעולים.