Executive Assistant & Office Manager

עוזר.ת אישי.ת ומנהל.ת לשכת סמנכ"ל תפעול רפואי (192186)

תיאור התפקיד

• ניהול צוות אדמיניסטרטיבי המונה 9 עובדים: תכנון חופשות והיעדרויות, מעקב משימות ועמידה בלוחות זמנים, פתרון משברים וניהול קונפליקטים, מעקב ודיווח נוכחות.
• אחריות על ניהול יומן ולו"ז סמנכ"ל תפעול רפואי, לרבות קבלת החלטות ותיעדוף משימות, ניהול תכנים אדמיניסטרטיביים, מעקב אחר זימוני פגישות והכנת חומרים לדיונים.
• כתיבה והפצה של סיכומי ישיבות.
• לקיחת חלק בתהליכי גיוס עובדים.ות לתחום.
• הכנה לישיבות צוות, הזמנת ציוד, ארגון ימי גיבוש, ניהול ישיבות סוף שבוע, פגישות עבודה עם הצוות, איסוף הצעות לתוכניות הדרכה.
• הובלת פרויקטים ותהליכים מגוונים כגון: היערכות למבדק ה JCI (אקרדיטציה), שותפות בהובלת פרויקטים רפואיים, פרוייקטי פתיחת מחלקות, פתיחת שירותים חדשים וכו'.
• ניהול משימות במערכת ה - Monday
• מתן מענה ופתרון בעיות מול השטח.
• ניהול שולחן מטה בשעת חירום.
• ממשקי עבודה עם גורמי פנים וחוץ, כולל: משרד הבריאות, צה"ל, קופות חולים ובתי חולים נוספים וגורמים מחו"ל.
• כל משימה אחרת שתקבע על ידי המנהלת הישירה

דרישות התפקיד

• כ-5-6 שנות ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי דומה בכפוף לפונקציה בכירה
• תואר ראשון
• ניסיון ניהולי של 2-3 עובדים.ות
• תואר בהנדסת תעו"ן או תחום דומה- יתרון
• ניסיון עבודה ושליטה מלאה ביישומי אופיס כולל : Outlook (ניהול יומן מורכב), Excel, PowerPoint
• דינאמיות, ראייה מערכתית, יכולת ניהול והובלה.

היקף משרה:

מלאה- 8 שעות ביום, ימים א'-ה'. שעת התחלה 07:30-08:00

נכונות לזמינות טלפונית מעבר לשעות העבודה.

נכונות לביצוע שעות עבודה נוספות ולעבודה מהבית בעת הצורך.