מכרז פנימי 117853, לאגף אסדרת מקצועות ליחידות רישוי חוקרים פרטיים, שירותי שמירה ונוטריון בירושלים, דרוש/ה רכז/ת בכיר/ה

תיאור התפקיד

מס' מכרז: 117853 פנימי.
מס' משרה: 81136631.
דרגה: דרגה 15 - 17 דירוג 01 מינהלי.

ריכוז העבודה המנהלית בתיקי אסדרת מקצועות וסיוע לקידום הליכי אסדרה בהתאם לנהלים ולהנחיות הממונים ובכלל זה:
פתיחת תיקים, הזנה ועדכון נתונים למערכת הממוחשבת; גניזת תיקים וסגירתם לאחר הליך.
ביצוע בקרה וטיוב הנתונים במערכת הממוחשבת.
טיפול במשימות הנחוצות לקידום הטיפול בתיק, ובכלל זה הכנת קיט מסמכים מלא, בדיקת הנתונים, מעקב אחר קבלת החלטות ויישומן.
ביצוע מעקב ובקרה אחר מלאי התיקים המטופלים ביחידה והכנת דוחות בהתאם להנחיות העבודה.
ניהול מעקב אחר יומן ותיאום פגישות.
קיום ממשקים עם גורמי פנים וחוץ כגון משרדי ממשלה, וגורמים רלוונטיים נוספים ובכלל זה קבלת חומרים, מעקב אחר בירורים, קבלה ותיאום מועדי דיונים, עדכונים על התיקים ומתן מענה מקצועי כנדרש.
קבלת קהל ומתן מענה לפניות.
מתן שירותים רוחביים אדמיניסטרטיביים כגון זימון שימועים, גביית הוצאות ותשלומים, הגשות מסמכים, מיון והפצת חומרים.
ליווי וחניכה מקצועית בתחומי עיסוק לעובדים חדשים ביחידה בהתאם להנחיות הממונה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך ולדרישת הממונה.
דרישות התפקיד

דרישות סף:
השכלה:

השכלה תיכונית, 12 שנות לימוד.

ניסיון:

ניסיון בתחום העיסוק של המשרה כפי שמתואר בפירוט המטלות בתאור התפקיד או בתחומים שבהם קיימת זיקה למטלות אלה:
לבעלי השכלה תיכונית, 12 שנ"ל - שנתיים ניסיון.
לבעלי השכלה אקדמית - לא נדרש ניסיון.

כישורים נוספים רצויים:

הכרות כללית בתחום הידע הרלוונטי לעבודת ביחידה - רישוי או אסדרה.
תודעת שרות גבוהה.
יכולת התנסחות בכתב ובעל פה ברמה גבוהה.
כושר תכנון וארגון.
שליטה במערכות מידע ממוחשבות וב- OFFICE.
עבודה תחת לחץ ועומס.
יחסי אנוש ברמה גבוהה.
היקף המשרה

משרה מלאה.

פרטים
בקשות למכרז זה יש להגיש באמצעות מערכת הגיוס האלקטרונית (הגשת מועמדות שאינה מקוונת תתאפשר במקרים חריגים ובהתאם לכללים שנקבעו - במקרה זה יש להגיש המועמדות והטפסים הנלווים למשרד הרלוונטי).
על המועמדים המגישים בקשה יש למלא את טופס "שאלון המועמד" המקוון ולצרף תעודות השכלה ממוסד להשכלה גבוהה המוכר על ידי המועצה להשכלה גבוהה או המקביל לה בארץ בה נרכש ואושר כשקול לתואר מהתארים האקדמיים הנהוגים בישראל על ידי האגף להערכת תארים מחו"ל, כל זאת על פי דרישות ההשכלה הנדרשות במכרז.
בנוסף יש להמציא העתקים מאושרים ומסמכים הדרושים לאימות הפרטים שנרשמו בטופס "שאלון המועמד" המקוון, כולל אישורי העסקה ממקומות עבודה קודמים הרלוונטיים לתפקיד המבוקש תוך ציון של היקף המשרה ותיאור תמציתי של תוכן התפקיד וכן על כל עניין הקשור בהתאמה למשרה.
במידה ונשלחה דרישה להמצאת מסמכים נוספים הרי שהמועמדות תיבדק רק אם יתקבלו המסמכים תוך 5 ימים מתאריך הוצאת המכתב ובו בקשה להשלמת מסמכים חסרים, אחרת תראה המועמדות כמבוטלת.
בקשות שתגענה לאחר התאריך האמור לא תובאנה בחשבון.
במידה ותוך שבועיים מהמועד האחרון לא קבלת הודעה על המשך ההליכים במכרז עליך לפנות למרכז השירות האינטרנטי באמצעות מערכת הגיוס האלקטרונית.

היום האחרון להגשת בקשות למכרז זה: 21.04.2024.
ועדת הבוחנים תתכנס לא יאוחר מיום: 12.05.2024.

הערות
משרות המשויכות לעיסוק נמצאות במסלול קידום מקצועי, עד לרמת תקן של ראש ענף, במתח דרגות 16-18 בדירוג המנהלי, בכפוף לתנאים מצטברים המפורטים במסלול הקידום.
עובדי הנהלת בתי המשפט אינם רשאים להתמודד במכרזים פנימיים במשרד המשפטים.
איוש המשרה כדרך קבע בכפוף להתפנותה באופן סופי.
המכרז הנדון מפורסם במתכונת המותאמת לשעת חירום ונועדה לאפשר את המשך ניהול המכרזים במשורה ובמקרים המחייבים את המשך הרציפות התפקודית של שירות המדינה.
להלן הערות הנוגעות למכרזים אלו והן חלק מהוראות ייחודיות שנקבעו לשעת חירום ולתקופת החירום בלבד שבשלו הוכרז מצב מיוחד בעורף כהגדרתו בחוק ההתגוננות האזרחית, התשי"א-1951, וזאת עד להנחיה אחרת ובהתאם להתפתחויות הביטחוניות ככל שתהיינה:
עובדים המצויים באחד או יותר מהמצבים הבאים יוגדרו כזכאים ל"מעמד מיוחד":
עובדים בשירות מילואים (לרבות גיוס בצו 8) שזמינותם חלקית.
עובדים שנקראו למילוי תפקיד בשעת חירום וזמינותם חלקית כדוגמת כוחות הביטחון, הרפואה, טיפול ורווחה.
עובדים שהעתיקו את מקום מגוריהם כמפורט ברשימת הישובים המנויים בתוספת לחוק הגנה על עובדים בשעת חירום, תשס"ו-2006, בשל המצב הביטחוני וזמינותם חלקית.
עובדים אשר נמנים על ההגדרה של בן משפחה מדרגה ראשונה של חטוף או נעדר כמפורט בהנחיית נציב שירות המדינה והממונה על השכר מיום 9.11.23.
במקרים חריגים של אי זמינות המועמד במהלך ימי הפרסום (כאמור ביחס לעובד המוגדר ב"מעמד מיוחד"), תבחן על ידי אגף בכיר גיוס ומיון האפשרות לקישור המועמדות לאחר תום מועד הרשמה ועד לכינוס ועדת הבוחנים, וזאת בכפוף להגשת אסמכתאות תומכות.
עובד שהוגדר ב"מעמד מיוחד" ונתקל בקושי בהגשת המועמדות ניתן להסתייע במשרד המפרסם או באמצעות מרכז השירות למועמד, לרבות סיוע בהקמת פרופיל מועמדות בקישור הבא: מערכת גיוס - פניה לנציג שירות.
ככלל באחריות המועמד להמציא את כלל המסמכים התומכים את עמידתו בדרישות הסף.
באופן חריג ועל מנת לסייע לעובדים ב"מעמד מיוחד", במכרזים פנימיים בלבד, תתאפשר השלמת מסמכים עד 48 שעות טרם כינוס ועדת הבוחנים.
משך ימי השלמת מסמכים לעובדים ב"מעמד מיוחד" יוגדר בהתאם לצורך ועד 14 ימי השלמה (למען הסר ספק משך הארכת ימי השלמה תינתן באופן אחיד לכלל העובדים ב"מעמד מיוחד").
בקביעת מועדי המיון וועדת הבוחנים, יילקחו בחשבון זמינות המועמדים ומכוני המיון הונחו לפעול בהתאם. יובהר כי עד להשלמת הליכי המיון לעובדים ב"מעמד מיוחד" המכרז לא יועבר לכינוס ועדת בוחנים, וכן אין לכנס ועדת בוחנים במקרה שבו מועמד במילואים.
בדומה להנחיות הקבועות בשגרה, חל איסור לכינוס ועדת בוחנים, אליה יזומנו מועמדים שלא הוכיחו עמידתם בדרישות הסף. יובהר כי לא ניתן להתנות זכיה ושיבוץ במשרה בהשלמת מסמכים.
מועמד ששובץ למשרה בהליך הזמני, יהיה זכאי למכרז לאיוש
דרך קבע, ובלבד שזכאי להגיש מועמדות למכרז פנימי, בין-משרדי או פומבי בהתאם לכללים ועונה אחר דרישות הסף.
כל מקום בו מפורט תאור התפקיד בלשון זכר,הכוונה גם ללשון נקבה וכן להפך.
גיליונות הערכה ומשוב מהשנתיים האחרונות יתקבלו כמסמכים דיגיטליים שיוצגו מתוך תיק העובד.עובד שתיק העובד אינו מנוהל במרכבה יצרף לבקשה גיליונות הערכה ומשוב מהשנתיים האחרונות.
במידה שלא בוצעו הערכות עובד יש לצרף אישור על כך מאגף משאבי אנוש במשרד.
המועד הסופי להתכנסות הוועדה יקבע בהתאם להתקדמות הטיפול במכרז, הודעה על המועד הסופי שנקבע תישלח למועמדים העומדים בתנאי הסף למכרז.\במכרזים פנימיים עד דרגה 20 (כולל) בדירוג המנהלי ומקבילותיה, אם הוגשה מועמדות אחת, רשאית הנהלת המשרד למנות את המועמד/ת למשרה ללא צורך בכינוס וועדת בוחנים, וזאת בכפוף לאמור בפסקה 11.426(א) לתקשי"ר.