Research Administrator

תומכ/ת מנהלי/ת לחוקרים

סגן נשיא ודיקן למו"פ

תיאור תפקיד:

1. תמיכה מנהלית כוללת במספר חוקרים. טיפול בכלל הפעולות והנושאים המנהליים הנדרשים לביצוע המחקר, בתאום עם יחידות מטה האוניברסיטה לרבות: הרשות למו"פ, אגף הכספים ואגף משאבי אנוש.
2. ניהול סעיפי המחקר והקרנות של החוקרים: ייעוץ ומעקב אחר ניצול תקציבי המחקר ודיווח על ניצולו.
3. טיפול בנסיעת החוקרים להשתלמויות ולכנסים: הגשת בקשה לנסיעה לכנס, טיפול בתשלום דמי רישום לכנס, כרטיסי טיסה, לינה, אש"ל וכו'.
4. מתן סיוע מנהלי לתלמידי המחקר של החוקרים וטיפול בסטודנטים בינ"ל – ויזות, ביטוחי בריאות, מעונות עם היחידה לקשרים אקדמיים בינלאומיים.
5. הוצאת דרישות רכש ומעקב אחר הוצאת ההזמנות בתאום מחלקת הרכש והספקה באגף הכספים.
6. הזרמה ומעקב אחר הוצאת הוראות תשלום, העברות פנימיות, הזמנת שירותים פנימיים, תשלומים עבור שירותי מעבדה, נסיעות ואש"ל ומעקב אחר ביצוען.
7. הזרמת מנויים להעסקת עובדים ומלגות לסטודנטים ע"ח תקציבי החוקרים, בתאום עם אגף משאבי אנוש ומזכירויות פקולטות.
8. סיוע מנהלי בארגון כנסים ומפגשים בתחומי פעילות החוקרים בארץ ובחו"ל, כולל טיפול באורחים- תשלומים לאורחים, הזנת לינה, הסעות וכו'.
9. קבלת הנחיות מהחוקרים ועדכונם בכל הנעשה בסעיפי הקרנות והמחקרים המנוהלים על ידם.
10. מתן סיוע וגיבוי לצוות תומכי מנהלה למחקר, בהתאם לצורך.
11. ביצוע מטלות בהתאם להנחיות הממונה.
12. כפיפות: סגן הנשיא ודיקן למו"פ.

דרישות התפקיד:

1. תואר אקדמי - רצוי בכלכלה, מנע"ס, ניהול
2. ניסיון בעבודה בנושאים רלוונטיים.
3. ניסיון בעבודה עם מערכות כספים.
4. שליטה בשפה האנגלית ברמה טובה מאוד.

היקף: 100%

יוזמנו לראיון רק המועמדים בעלי ההתאמה הגבוהה ביותר לדרישות התפקיד.

Administrative Support for Researchers

Vice President and Dean of Research and Development

Job Description:

A. Provide comprehensive administrative support to several researchers, handling all administrative activities related to research execution, in coordination with the university’s central units, including: the Research Authority, Finance Division, and Human Resources Division.

B. Manage researchers’ research accounts and funds: offer guidance and monitor budget utilization and reporting.

C. Handle researchers travel for training and conferences: submit travel requests, process registration fee payments, flight tickets, accommodation, per diem, etc.

D. Provide administrative assistance to graduate students and international students: assist with visas, health insurance, housing, in coordination with the International Academic Relations Office.

E. Process procurement requests and track purchase orders in coordination with the Procurement and Supply Department in the Finance Division.

F. Process and monitor payments, internal transfers, internal service orders, laboratory service payments, travel expenses, and per diem, and ensure their execution.

G. Process hiring authorizations and student scholarships funded by the researchers’ budgets, in coordination with the Human Resources Division and faculty secretariats.

H. Provide administrative assistance in organizing conferences and meetings related to researchers’ activities in Israel and abroad, including handling guests – payments, accommodation, transportation, etc.

I. Receive instructions from the researchers and keep them updated on the status of their research budgets and managed funds.

J. Provide support and backup to the research administrative support team as needed.

K. Carry out tasks as instructed by the supervisor.

L. Reports to: Vice President and Dean of Research and Development.

Job Requirements:

A. Academic degree – preferably in Economics, Business Administration, or Management.

B. Experience in relevant administrative work.

C. Experience working with financial systems.

D. Very good command of the English language.

Only candidates who meet the highest level of compatibility with the job requirements will be invited for an interview.