Office Manager

עוזרת אישית ומנהלת משרד אחראית על ניהול ותפעול יומיומי של המשרד, תמיכה אדמיניסטרטיבית בהנהלה, סיוע אישי למנכ"ל/מנהלים בכירים, ותיאום משימות פנימיות וחיצוניות. התפקיד דורש יוזמה, סדר וארגון, דיסקרטיות ויכולות תקשורת גבוהות.

תחומי אחריות עיקריים

1. ניהול משרד ותפעול אדמיניסטרטיבי

✔ ניהול שוטף של המשרד – אחריות על סדר, מלאי ציוד משרדי ותפעול כללי.

✔ עבודה מול ספקים חיצוניים – שירותים, ציוד משרדי, תחזוקה וכו'.

✔ טיפול בחשבוניות, הוצאות ותשלומים.

✔ ניהול יומנים ותיאום פגישות עבור ההנהלה.

✔ אחריות על תהליכי רכש, הזמנות, ומעקב אחר חשבונות.

2. סיוע אישי למנכ"ל/מנהלים בכירים

✔ ניהול יומן מנכ"ל ותיאום פגישות פנים-ארגוניות וחיצוניות.

✔ טיפול במשימות אישיות ומקצועיות של המנכ"ל.

✔ מעקב אחר ביצוע משימות ומתן דוחות התקדמות.

✔ ליווי נסיעות עסקיות – תיאום טיסות, מלונות ולוחות זמנים.

3. ניהול פרויקטים ותיאום בין מחלקות

✔ אחריות על פרויקטים אדמיניסטרטיביים וניהוליים שונים.

✔ עבודה מול צוותים פנימיים וסיוע בתקשורת בין מחלקות החברה.

✔ ארגון ישיבות, הכנת חומרים לפגישות וניהול פרוטוקולים.

✔ אחריות על דיווחים חודשיים ומעקב אחר משימות.

4. רווחת העובדים ואווירת המשרד

✔ תכנון וארגון אירועי חברה ופעילויות רווחה.

✔ טיפול בקבלת עובדים חדשים – הכנת עמדות עבודה, ציוד, קליטה וכו'.

✔ תיאום והפקת מתנות לחגים וימי הולדת לעובדים.

דרישות התפקיד

כישורים וניסיון

✔ ניסיון קודם של לפחות 2-3 שנים בתפקיד דומה – חובה.

✔ שליטה מלאה ביישומי Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) – חובה.

✔ ניסיון בניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות – חובה.

✔ עברית ואנגלית ברמה גבוהה (כתיבה, קריאה ודיבור) – חובה.

✔ יכולת עבודה תחת לחץ, ניהול משימות מרובות בו-זמנית.

✔ יכולת עבודה עצמאית עם יוזמה אישית וראש גדול.

✔ יחסי אנוש מעולים ויכולת עבודה מול גורמים בכירים.

✔ דיסקרטיות גבוהה ויכולת עבודה עם מידע רגיש.

יתרונות (לא חובה, אך יהוו יתרון משמעותי)

✔ ניסיון בעבודה עם תוכנות ניהול משימות / CRM.

✔ ניסיון בניהול תקציב משרדי והנהלת חשבונות בסיסית.

✔ ניסיון בעבודה מול ספקים ונותני שירותים חיצוניים.

תנאי העסקה וסביבת העבודה

💼 היקף משרה: משרה מלאה / גמישה בהתאם לצורך.

📍 מיקום: רמת גן