Secretary

המזכירה היא האחראית על ניהול המשרד והתפעול היומיומי שלו, תוך שמירה על סדר, ארגון, ומתן תמיכה מנהלתית לעובדים וללקוחות.

---

תחומי אחריות ופעולות עיקריות

1. ניהול משרד ותפעול יומיומי

מענה לטלפונים ודואר אלקטרוני, תיאום פגישות וניהול יומנים.

קבלת קהל ומתן שירות ללקוחות.

טיפול בדואר נכנס ויוצא, כולל שליחויות מסמכים.

הזמנת ציוד משרדי ואספקה שוטפת.

2. סיוע אדמיניסטרטיבי

ניהול מסמכים, תיוק וסריקות דיגיטליות.

הכנת דוחות, מצגות ומסמכים פנימיים.

סיוע בהכנת הצעות מחיר והזמנות.

טיפול בחשבוניות והזמנות רכש.

3. ניהול תקשורת פנים וחוץ ארגונית

תיאום פגישות עם ספקים ולקוחות.

ניהול שיחות ועידה ותיאום ישיבות.

עבודה מול רשויות, ספקים ושירותי תמיכה חיצוניים.

4. תמיכה במשאבי אנוש

סיוע בגיוס עובדים ותיאום ראיונות.

ניהול תיקי עובדים ועדכון מידע שוטף.

סיוע בארגון אירועי חברה וימי עיון.

5. סיוע לצוות המכירות והשיווק

מעקב אחר פניות לקוחות וטיפול בלידים.

עזרה בהכנת חומרי פרסום ושיווק.

מעקב אחר התקדמות תהליכים ולקוחות קיימים.

6. עבודה עם מערכות ניהול מידע

ניהול מאגרי מידע ו-CRM.

עדכון נתוני לקוחות, ספקים ופרויקטים.

שימוש בתוכנות אופיס (Word, Excel, PowerPoint) וכלים רלוונטיים נוספים.

כישורים נדרשים

יכולת סדר וארגון גבוהה – ניהול משימות מרובות במקביל.

יחסי אנוש מעולים – עבודה מול עובדים, ספקים ולקוחות.

שליטה מלאה בתוכנות אופיס ומערכות ERP/CRM.

יכולת עבודה תחת לחץ ועמידה בלוחות זמנים.

שירותיות ותקשורת מצוינת בכתב ובעל פה.

שליטה בשפות (עברית ואנגלית חובה, שפות נוספות – יתרון).

תנאי עבודה

שעות עבודה: משרה מלאה/חלקית לפי הצורך.

מיקום: עבודה במשרד (בורסה רמת גן)

סביבת עבודה: עבודה בצוות קטן