תומכ/ת מנהלי/ת לחוקרים - Administrative Support Specialist for Researchers

דרוש/ה - תומכ/ת מנהלי/ת לחוקרים - סגן נשיא ודיקן למו"פ

תיאור תפקיד:

א. תמיכה מנהלית כוללת במספר חוקרים. טיפול בכלל הפעולות והנושאים המנהליים הנדרשים לביצוע המחקר, בתאום עם יחידות מטה האוניברסיטה לרבות: הרשות למו"פ, אגף הכספים ואגף משאבי אנוש.

ב. ניהול סעיפי המחקר והקרנות של החוקרים: ייעוץ ומעקב אחר ניצול תקציבי המחקר ודיווח על ניצולו.

ג. טיפול בנסיעת החוקרים להשתלמויות ולכנסים: הגשת בקשה לנסיעה לכנס, טיפול בתשלום דמי רישום לכנס, כרטיסי טיסה, לינה, אש"ל וכו'.

ד. מתן סיוע מנהלי לתלמידי המחקר של החוקרים וטיפול בסטודנטים בינ"ל – ויזות, ביטוחי בריאות, מעונות עם היחידה לקשרים אקדמיים בינלאומיים.

ה. הוצאת דרישות רכש ומעקב אחר הוצאת ההזמנות בתאום מחלקת הרכש והספקה באגף הכספים.

ו. הזרמה ומעקב אחר הוצאת הוראות תשלום, העברות פנימיות, הזמנת שירותים פנימיים, תשלומים עבור שירותי מעבדה, נסיעות ואש"ל ומעקב אחר ביצוען.

ז. הזרמת מנויים להעסקת עובדים ומלגות לסטודנטים ע"ח תקציבי החוקרים, בתאום עם אגף משאבי אנוש ומזכירויות פקולטות.

ח. סיוע מנהלי בארגון כנסים ומפגשים בתחומי פעילות החוקרים בארץ ובחו"ל, כולל טיפול באורחים- תשלומים לאורחים, הזנת לינה, הסעות וכו'.

ט. קבלת הנחיות מהחוקרים ועדכונם בכל הנעשה בסעיפי הקרנות והמחקרים המנוהלים על ידם.

דרישות התפקיד:

א. תואר אקדמי - רצוי בכלכלה, מנע"ס, ניהול

ב. ניסיון בעבודה בנושאים רלוונטיים.

ג. ניסיון בעבודה עם מערכות כספים.

ד. שליטה בשפה האנגלית ברמה טובה מאוד.

היקף: 100% משרה בחוזה אישי כולל.

יוזמנו לראיון רק המועמדים בעלי ההתאמה הגבוהה ביותר לדרישות התפקיד.

Position Title:

Administrative Support Specialist for Researchers

Vice President and Dean of R&D

Job Description:

1. Comprehensive Administrative Support: Provide administrative assistance to several researchers, handling all required administrative actions related to research in coordination with the university's central units, including the R&D Authority, the Finance Division, and the Human Resources Division.
2. Research Budget and Fund Management: Advise on and monitor the utilization of research budgets, ensuring proper use and reporting on expenditure.
3. Travel Coordination: Handle travel arrangements for researchers attending conferences and training programs, including submitting conference travel requests, arranging payment for registration fees, flights, accommodation, and daily allowances.
4. Support for Research Students: Provide administrative assistance to researchers’ graduate students, including handling matters related to international students, such as visas, health insurance, and accommodation in coordination with the International Academic Relations Unit.
5. Procurement Requests: Issue procurement requests and track order processing in coordination with the Procurement and Supply Department in the Finance Division.
6. Payment Processing and Follow-Up: Oversee and process payment orders, internal transfers, service requests, payments for lab services, travel, and daily allowances while ensuring timely execution.
7. Employment and Scholarships Management: Coordinate the employment of staff and scholarships for students funded by research budgets in collaboration with the HR Division and faculty offices.
8. Conference and Event Organization: Provide administrative support for organizing conferences and meetings in the researchers’ areas of activity both domestically and internationally, including handling guest logistics such as payments, accommodations, and transportation.
9. Research Fund Oversight: Receive instructions from researchers and keep them updated on all matters related to their research funds and projects.
10. Team Collaboration: Provide support and backup to the research administration team as needed.
11. Task Execution: Perform assignments as directed by the supervisor.
12. Reporting Line: Reports to the Vice President and Dean of R&D.

Job Requirements:

1. Academic Degree: Preferably in Economics, Business Administration, or Management.
2. Relevant Experience: Proven work experience in related fields.
3. Financial Systems Experience: Experience working with financial systems.
4. English Proficiency: Strong command of the English language.

Full-time position (100%) under a comprehensive personal contract.

Only candidates who best meet the job requirements will be invited for an interview.