Head of Ceremonies and Events Unit

האוניברסיטה העברית בירושלים

אגף בינוי ותשתיות

דרוש/ה

ראש יחידת טקסים ואירועים

תיאור התפקיד:

תכלול אירועי האוניברסיטה לגורמי פנים ולגורמי חוץ ובכלל זה: קבלת בקשות מהמזמינים וטיפול בשינויים לאורך התהליך, עבודה מול מפיקים חיצוניים, תוך תיאום וסנכרון כלל היחידות המעורבות באירוע.

זיהוי ופתרון בעיות במהירות וביעילות לפני ובמהלך האירועים ופיתוח אסטרטגיות למניעת בעיות עתידיות.

קבלת הצעות מחיר מספקים חיצוניים ווידוא עמידה בסטנדרטים ובלוחות זמנים.

ביצוע בדיקות כדאיות לפרויקטים ויוזמות חדשות ותמחור שירותים ופעילויות הקשורים לאירועים.

ניהול וטיוב מערך הציוד והלוגיסטיקה הקשור באירועים, כולל תחלופה והחלפת ציוד וכן אחריות על איגום משאבים לייעול השימוש בתקציב ובציוד.

הכנת תוכניות עבודה מפורטות לכל אירוע ולפעילות השנתית.

טיפול בגביה מול המזמינים, פיתוח ממשק אונליין לקבלת הזמנות לאירועים ומעקב אחר ביצוע מול היחידות ומול אגף כספים.

תאום מול יחידות האוניברסיטה לצורך שימוש בשטחים שתחת אחריותן.

ניהול עובד היחידה ותפעול שוטף של משרד היחידה.

ניהול ותיאום פעילות צוותי השטח באירועים השונים והבטחת תקשורת יעילה בין כל הגורמים המעורבים באירועים ובכלל זה קשר שוטף ושיתוף פעולה הדוק עם אגף הביטחון.

משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

דיווח לסמנכ"ל בינוי ותשתיות

דרישות התפקיד:

תואר אקדמי.

ניסיון בניהול, תאום וארגון אירועים.

יכולות גבוהות מאוד בניהול פרויקטים, תאום ותכנון לוגיסטי.

שליטה ביישומי Office.

ידיעת עברית על בוריה ואנגלית ברמה טובה.

בעל/ת תודעת שירות גבוהה, גמישות מחשבתית, גישה פרואקטיבית ויכולת פתרון בעיות.

מיומנויות תקשורת מעולות, כולל יכולת לעבוד מול מגוון רחב של בעלי עניין.

יכולת תיעדוף משימות, עבודה תחת לחץ וקבלת החלטות מהירות בזמן אמת.

נכונות ויכולת לעבודה בשעות נוספות ובשעות לא שגרתיות, בהתאם לצורך.

הגשת מועמדות עד ליום 31/12/2024