מזכיר.ה ללשכת סמנכ"ל מו"פ

תיאור תפקיד:עבודה בשיתוף פעולה מקצועי עם סמנכ"ל מחקר, פיתוח וחדשנות ומנהל האגף הפנימי.ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות עבור הסמנכ"ל ובעלי תפקידים נוספים, בהתאם לצורך.תיאום פגישות מרובות משתתפים מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים, לרבות גורמים בכירים.מענה לפניות טלפוניות וכתובות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות, מעקב אחר משימות וסיוע בקידום תהליכים אדמיניסטרטיביים שוטפים.טיפול בתהליכי רכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, ניהול תיעוד, ארכיון וחומרים מקצועיים.מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך.כחלק מצוות לשכת הסמנכ"ל, התפקיד כולל חשיפה לתהליכים, החלטות וחומרים רגישים בליבת פעילות הארגון. בהתאם לכך, נדרשת שמירה על דיסקרטיות גבוהה והפעלת שיקול דעת מקצועי.התפקיד מתאים למי שמביא.ה תודעת שירות גבוהה, סדר ודיוק, יכולת תיעדוף והובלת משימות, לצד התמודדות טובה עם עומס, דינמיות וריבוי משימות.דרישות:ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם - חובהניסיון בניהול יומנים מורכבים והיכרות טובה עם Outlook — חובהשליטה טובה ביישומי Office, לרבות Excel ו-PowerPoint — חובהאנגלית ברמה טובה — חובהתואר ראשון — יתרוןניסיון בעבודה בסביבת הנהלה / לשכה בכירה — יתרוןיכולת עבודה מול ממשקים מגוונים ובכיריםכישורים בין-אישיים מצוינים ותודעת שירות גבוההיכולת עבודה בדיסקרטיות, אחריות ותשומת לב לפרטיםיכולת ארגון, תיעדוף וניהול מספר משימות במקביליכולת עבודה בסביבה דינמית ותחת עומסהיקף משרה:משרה מלאה, ימים א'-ה'נדרשת מוכנות לשעות נוספות במידת הצורך