Office Manager

רקע

היא חברת פינטק בינלאומית Okoora

המשרדים בישראל נמצאים במגדל צ'מפיון בבני ברק, בקומות 14 ו-16 וכוללים עשרות עובדים.

הישיבה היא בעמדת הקבלה שבקומה 16

התפקיד כולל ניהול ותפעול של 2 קומות המשרדים, ואחריות על הנושאים הבאים:

רכש שוטף:

• עבודה מול ספקים שונים, קבלת הצעות מחיר, השוואות מחירים
• הזמנת ציוד משרדי, מזון ושתיה וכלי מטבח

אירוח:

• קבלת קהל, סידור חדרי הישיבות לפני ואחרי ישיבות, הכנת משרדים וחדרי אירוח עם כיבוד ושתיה לקבלת הקהל ואירוח.

ניהול יומנים:

• ניהול שוטף של מספר יומנים, כלליים ושל מנהלים שונים

נוכחות פעילה בקומות:

• ביקורים בקומות 14 ו-ה16 באופן שוטף כדי לוודא שהכל תקין, שיש ציוד שלם במטבחים וחדרי הישיבות מסודרים

אחריות על סדר כללי במשרדים:

• סידור המשרדים באופן שוטף
• סידור שוטף של המחסנים בשתי הקומות, אחסון ושליפת ציוד בהתאם לצורך

תמיכה במחלקת HR:

• סיוע בקליטת עובדים חדשים: החתמה על טפסים, סיורי היכרות, ניהול טפסי קליטה ושחרור
• ארגון ותפעול Happy Hour, הרמות כוסית ואירועי חברה

תמיכה במחלקת שיווק:

• ארגון כנסים, ימי עיון, מפגשי לקוחות

מענה שוטף לכלל העובדים:

• מענה תפעולי שוטף, ציוד משרדי וצרכים משרדיים שוטפים
• טיפול בתיעודי נוכחות

עבודה שוטפת מול ספקים שונים:

• פיקוח וניהול חברת ניקיון
• איסוף דואר בכל יום
• חברות ליסיניג, דלק ורכבים

הדפסות וכריכות:

• למנכ"ל, למנהלים שונים
• תיוקים ועבודה מול ארכיב

כישורים הכרחיים:

• ניסיון בניהול יומנים- חובה
• ניסיון ברכש- חובה
• ניסיון בעבודה כפונקציה יחידה- חובה
• בעל/ת יכולות חברתיות גבוהות
• יכולות שירותיות
• ארגון וסדר
• ביצועיסט/ית, Fully Hands-On
• ראש גדול. לא מחכה להנחיות, יוזמ/ת ופועל/ת עצמאי/ת
• אנגלית ברמה גבוהה מאוד (יכולת שיחה וכתיבה)