Assistant to Chief Executive Officer JB-14

מזכירת מנכ"ל - משרה זמנית

חברת פרוטליקס היא חברה ביופרמצבטית ישראלית בעלת פלטפורמה טכנולוגית ייחודית לייצור של תרופות ביולוגיות בתאי צמח. החברה ממוקמת בפארק המדע בכרמיאל ומונה כ- 200 עובדים.

אנו מחפשים מזכירת מנכ"ל למשרה זמנית במשרדי החברה בכרמיאל.

הגדרת התפקיד:

1. ניהול לו"ז: תיאום וזימון פגישות, כולל חברי דירקטוריון, בעלי מניות ומשקיעים
2. ביצוע הזמנות, התאמת הוצאות לקבלות/חשבוניות וניהול התחשבנות שוטפת
3. תיאום נסיעות עסקיות: הזמנת טיסות, רכבים, מלונות ושירותים נלווים עבור עובדים הנוסעים לנסיעות עבודה
4. שימוש במערכת bio one on one לצפייה בלו"ז של משקיעים ותיאום פגישות עם המנכ"ל וסמנכ"ל הכספים במהלך כנסים
5. רישום לאירועים מקצועיים: טיפול ברישום לקורסים וכנסים בחו"ל, כולל הסדרת כל הפרטים הלוגיסטיים
6. תמיכה באירועי רווחה: סיוע בארגון אירועים חברתיים ופעילויות רווחה לעובדים, תוך שיתוף פעולה עם צוות משאבי אנוש
7. ניהול הקבלה: אחריות על ניהול שוטף של הקבלה, כולל ניהול 2 עובדות קבלה.
8. תפקיד זה כולל פיקוח על:

• ניהול מלאי ציוד משרדי וכיבוד לאורחים
• קבלת פני אורחים, עובדים ומועמדים לראיונות עבודה
• מענה לשיחות נכנסות, ניתובן למחלקות הנכונות או לקיחת הודעות כשצריך
• תיאום חדרי ישיבות לפגישות, ודאות שהחדרים מוכנים ומצוידים
• קבלת דואר ומשלוחים, מיונם והעברתם למחלקות או לאנשים הרלוונטיים
• וידוא שכל האורחים נרשמים ומקבלים תג מבקר
• הבטחת סביבת קבלה נקייה ומסבירת פנים

דרישות התפקיד:

• ניסיון קודם של 3+ שנים כמזכירה מנכ"ל או עוזרת אישית למנהל בכיר בחברה גדולה
• שליטה מלאה ביישומי Microsoft Office ויכולת מהירה ללימוד מערכות ארגוניות חדשות
• אנגלית ברמה גבוהה (דיבור, קריאה וכתיבה) - חובה
• תשומת לב לפרטים, יכולת ארגון גבוהה ודיסקרטיות
• יחסי אנוש מעולים, תקשורת בינאישית טובה ויכולת עבודה בצוות
• המשרה זמנית ל-3 חודשים עם אפשרות להארכה