עוזרת אישית למנכ"ל בחברה גדולה

תפקיד עוזרת המנכ"ל ומנהלת המשרד כולל ניהול שוטף של לשכת המנכ"ל, תמיכה בהנהלת החברה ותפעול המשרד. התפקיד משלב ניהול יומנים ותיאומים מורכבים, עבודה מול דירקטוריון, רגולטורים, ספקים וממשקים פנים-ארגוניים, לצד אחריות על תהליכים אדמיניסטרטיביים, תקציב, רכש ותקשורים ארגוניים.

תחומי אחריות עיקריים
ניהול יומן המנכ"ל וחברי הנהלה, לרבות תיאום פגישות מורכבות, תיעדוף משימות ותיאומים לוגיסטיים.
עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, דירקטוריון, בנק ישראל, בנקים, לקוחות, ספקים וגורמים חיצוניים נוספים.
תיאום וניהול ישיבות הנהלה, דירקטוריון, ועדות, פורומים מקצועיים ומפגשי הנהלה.
הכנת חומרים, מצגות, סדרי יום, דוחות וסיכומי ישיבות, לרבות מעקב אחר החלטות ומשימות.
הכנת תקשורים ארגוניים והודעות לעובדים מטעם הנהלת החברה.
בקרה על דיווחי נוכחות של חברי הנהלה ותיעוד מסודר של חומרים, מצגות ופרוטוקולים.

אחריות תפעולית, רכש ותקציב
ניהול תקציב הלשכה, מעקב ובקרה אחר ניצול התקציב לאורך השנה.
עבודה במערכות רכש ותקציב, לרבות בקשות רכש, חשבוניות, תשלומים ומעקב מול ספקים.
ריכוז ועדת רכש וטיפול בהסכמים, פרוטוקולים, אישורים, החתמות ותיוק.
טיפול בנסיעות עבודה של המנכ"ל, לרבות רישום, טיסות, מלונות ולוגיסטיקה נלווית.

ניהול ותפעול המשרד
ניהול שוטף של ספקי המשרד ונותני השירות, לרבות ניקיון, ציוד משרדי, קפה, מים, מכולת ושירותי חברת הניהול.
אחריות על תפעול הקבלה, אירוח, אישורי כניסה, חניון, מערכת כניסה והרשאות עובדים.
טיפול בתקלות תפעוליות, תחזוקת המשרד ושמירה על סביבת עבודה מסודרת, תקינה ונעימה.
היערכות לחגים, חופשות ומפגשי הנהלה, לרבות מתנות, ברכות, סידורי גיבוי ותיאומים נדרשים.
דרישות התפקיד
ניסיון קודם כעוזרת מנכ"ל, עוזרת אישית או מנהלת לשכה
ניסיון בניהול יומנים מורכבים ועבודה מול הנהלה בכירה
יכולת עבודה מול ממשקים רבים ותיעדוף משימות
שליטה מלאה ביישומי Office ו-Microsoft 365
יכולת ניסוח גבוהה בעברית בכתב ובעל פה
דיסקרטיות, אמינות ויחסי אנוש מצוינים

כישורים נדרשים
סדר וארגון ברמה גבוהה מאוד
יכולת עבודה עצמאית יוזמה ולקיחת אחריות
גישה פרואקטיבית, ראייה מערכתית ויכולת לקדם משימות באופן עצמאי.
יכולת עבודה בתנאי לחץ וריבוי משימות
שירותיות, אחריות ויכולת הנעה של ממשקים
ייצוגיות ותקשורת בין-אישית מצוינת
דיסקרטיות, אמינות ויכולת התנהלות בסביבה רגישה ומרובת ממשקים.