Executive Assistant (EA) למנכ"ל

לחברה פיננסית דרוש/ה **Executive Assistant (EA)** למנכ"ל – שותף/ה אמיתי/ת לניהול השוטף של סביבת העבודה הבכירה, בעל/ת "ראש גדול", יכולת **לזוז מהר**, תפיסה מערכתית ויכולות ביצוע ברמה הגבוהה ביותר. התפקיד דורש דיוק קפדני עד הפרטים הקטנים, יכולת לנווט במציאות דינמית ומשתנה בקצב גבוה, ניהול תהליכים מורכבים, שימוש מתקדם בכלי בינה מלאכותית (AI) וזמינות גבוהה, תוך שמירה קפדנית על דיסקרטיות עסקית מוחלטת.

### תחומי אחריות עיקריים

* **ניהול לו"ז אסטרטגי ודינמי:** ניהול וסנכרון של יומן המנכ"ל בתדירות משתנה, תוך תעדוף חכם, **יכולת תגובה מהירה לשינויים של הרגע האחרון**, ראייה מערכתית ותיאום מול ממשקים פנים וחוץ-ארגוניים בכירים.
* **עבודה שוטפת מבוססת AI:** שימוש שוטף ויצירתי בכלי AI (כגון Copilot, ChatGPT/Claude וכלי תמלול מתקדמים) לייעול תהליכי עבודה, סיכום מהיר של חומרים מורכבים, ניסוח מסמכים ותכתובות עסקיות ויצירת אוטומציות תפעוליות.
* **ניהול תהליכים ומסמכים:** אחריות מלאה על שטף המשימות האדמיניסטרטיביות והבירוקרטיות ברמה הגבוהה ביותר, טיפול יסודי במסמכים, ובניית תהליכי מעקב מדויקים ונקקיים משגיאות.
* **ניהול נסיעות גלובליות:** תכנון, ארגון וניהול לוגיסטי מלא ומורכב של נסיעות לחו"ל (טיסות, מלונות, סידורי קרקע, ויזות ולו"ז פגישות מפורט).
* **תיעוד ומעקב מקצועי:** כתיבת סיכומי פגישות מדויקים (באמצעות כלי AI ובקרה אנושית) ומעקב שוטף אחר סטטוס משימות החלטה עד להשלמתן המלאה.
* **תפעול, רווחה ואירועים:** שותפות מלאה בארגון והפקה של אירועי צוות, אירועי חברה וישיבות הנהלה מיוחדות.
* **שירותיות ודיסקרטיות:** כתובת מרכזית מקשרת סביב לשכת המנכ"ל, תוך ייצוגיות גבוהה ושמירה קפדנית על סודיות מידע עסקית ופיננסית רגישה.
דרישות התפקיד
* **ניסיון מוכח:** לפחות 3-5 שנות ניסיון כ-Executive Assistant / עוזרת אישית למנכ"ל או לבכירים – עדיפות עליונה לבוגרים/ות מעולמות הפיננסים, ההיי-טק או השירותים העסקיים.
* **תקתקנות ויכולת "לזוז מהר":** קצב עבודה מהיר, חדות מחשבה, גמישות מחשבתית ויכולת קבלת החלטות וביצוע משימות תחת לחץ זמן ובסביבה דינמית שמשתנה רגע-אחר-רגע.
* **שליטה מוחלטת בכלי AI (חובה):** שליטה מוכחת וניסיון בעבודה יומיומית עם כלי בינה מלאכותית לניהול משימות, ניתוח נתונים, תמלול וסיכום, וניהול תהליכים אוטומטיים.
* **יורדים לפרטים ותשומת לב קפדנית:** דיוק פנומנלי בפרטים הקטנים, יכולת עבודה נקייה משגיאות ותפקוד מיטבי תחת לחץ.
* **"ראש גדול" ותושייה:** פרואקטיביות, יכולת פתרון בעיות בזמן אמת וראייה קדימה של צרכי המנכ"ל והארגון.
* **שליטה טכנולוגית ומערכתית:** שליטה מלאה ביישומי Office מתקדמים (בפרט Outlook ו-Excel ברמה גבוהה) ויכולת הטמעה והתמודדות מהירה עם מערכות דיגיטליות.
* **כישורי תקשורת ויחסי אנוש:** ייצוגיות, תודעת שירות גבוהה, יכולת עבודה עצמאית לצד שותפות מלאה בעבודת צוות.
* **שפות:** שליטה מלאה בעברית ובאנגלית (דיבור וכתיבה ברמה גבוהה מאוד) – חובה.
* **זמינות:** נכונות לזמינות גבוהה בהתאם לאופי הדינמי והאינטנסיבי של התפקיד.