רכז.ת בק אופיס – מחלקת המכירות

מטרת התפקיד
אחריות על התפעול האדמיניסטרטיבי של מחלקת הרשת והמכירות, תוך ניהול הזמנות, ריכוז חוזים ומסמכים ומעקב אחר תהליכים מול חנויות, ספקים ומחלקות המטה.
תחומי אחריות
פתיחה, הזנה ועדכון של הזמנות רכש במערכות החברה, בהתאם לאישורים הנדרשים.
טיפול בהזמנות עבור הרשת והמכירות, משלב קבלת הבקשה ועד להשלמת האספקה וסגירת הטיפול.
מעקב אחר סטטוס הזמנות, מועדי אספקה וחוסרים, ותיאום פתרונות מול הגורמים הרלוונטיים.
ריכוז ותיעוד חוזים והסכמים, מעקב אחר חתימות, תוקף וחידושים.
עבודה מול ספקים: קבלת הצעות מחיר, תיאום הזמנות ומעקב אחר ביצוע.
בדיקת התאמה בין הזמנות, תעודות משלוח וחשבוניות, והעברתן להמשך טיפול בהנהלת החשבונות.
מתן מענה שוטף למנהלי/ות החנויות ולצוותי הרשת בנושאים תפעוליים ואדמיניסטרטיביים.
הפקה ועדכון של דוחות, טבלאות מעקב ונתונים לתמיכה בפעילות המחלקה.
עבודה שוטפת מול ממשקים פנים־ארגוניים, ובהם לוגיסטיקה, כספים וסחר.
תמיכה בהיערכות לפתיחת חנויות ובפרויקטים של המחלקה, בהתאם לצורך.
דרישות התפקיד
ניסיון קודם בתפקיד בק אופיס, אדמיניסטרציה מסחרית או תפעול מכירות.
ניסיון בעבודה עם הזמנות רכש, ספקים וחשבוניות – יתרון משמעותי.
שליטה טובה ב־Excel וביישומי Office.
ניסיון במערכת ERP, כגון Priority – יתרון.
סדר, דיוק ויכולת מעקב אחר מספר משימות במקביל.
תודעת שירות גבוהה, יחסי אנוש טובים ויכולת עבודה מול ממשקים מרובים.
עצמאות, אחריות ויכולת לתעדף משימות בסביבה דינמית.
ניסיון בענף הקמעונאות או האופנה – יתרון.