רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת המכון ללימודים מתקדמים

ביצוע מטלות מינהליות וסיוע לראש צוות המכון במכלול תחומי הפעילות, כולל:• סיוע בטיפול באורחי המכון, החל משלב הזמנתם ועד לסיום ביקורם, לרבות תיאום לינה, ארגון ותיאום הרצאות, עבודה מול יחידות האוניברסיטה, הזמנת כיבוד, שירותי צילום וכל הנדרש לצורך קיום הביקור.
• הכנת הערכת הוצאות ביקור, מעקב אחר ההוצאות ועדכונן, והכנת סיכומי עלויות.
• טיפול בהזמנות רכש, מעקב אחר חיובי ספקים, טיפול בחשבוניות והזנתן במערכות הממוחשבות.
• טיפול בגביית ההשתתפות העצמית של חברי הסגל המארחים בעלויות האירוח.
• טיפול בהחזרים כספיים לאורחי המכון בהתאם לנהלים.
• סיוע בתכנון, בתיאום ובארגון כנסים ואירועים של המכון.
• ביצוע מטלות נוספות עפ"י הצורך.
דרישות התפקיד
• תעודת בגרות מלאה לפחות, רצוי תואר אקדמי.תישקל מועמדותם של עובדים ותיקים שאינם עומדים בדרישת ההשכלה ועברו השתלמויות מקצועיות רלוונטיות לתפקיד.
• ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
• ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE.
• רצוי ניסיון במערכת ERP.
• ידיעת השפה העברית על בוריה ורמה גבוהה של השפה האנגלית.
• יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
• יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
• יכולת התמודדות עם עומס משימות.
• תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות בהתאם לצורך.
כפיפות: לראשת צוות המכון ללימודים מתקדמים, מרצים, אורחים וכנסים.