מזכירת קבלה ותפעול משרדי

התפקיד מהווה את פני החברה ואת הלב הפועם של המשרד. התפקיד כולל מענה פרונטלי ושירותי לאורחים, מבוטחים ועובדים, לצד ניהול תפעולי, לוגיסטי ואדמיניסטרטיבי שוטף של כלל מתקני המשרד.
תחומי אחריות מרכזיים:
ניהול קבלה, שירות ואירוח
• קבלת פנים ומענה ראשוני לאורחים, מבוטחים ופגישות (כולל הכוונה והפניה לגורם המטפל).
• זימון וניהול יומני חדרי ישיבות.
• מתן שירות מענה וסיוע יומיומי לעובדי החברה (חלוקת ציוד, מענה נקודתי ועוד).
תפעול, לוגיסטיקה ואחזקה
• הזמנת ציוד משרדי ומתכלה וחלוקתו בין קומות/אזורי המשרד.
• ניהול ואחזקת המשרד, טיפול בתקלות שוטפות (חשמל, מיזוג, ניקיון) מול ספקים/אבטחה/חברת הניהול.
• ניהול נושא החניון, הנפקת מדבקות חנייה, טיפול בבעיות, עדכונים ושינויים שוטפים.
• ניהול דואר, שליחויות וחלוקה פנימית.

סיוע אדמיניסטרטיבי משרדי ורווחה
• סיוע נקודתי ומשלים למחלקת משאבי אנוש (למשל: סיוע בחלוקת מתנות/אירועים בעת היעדרות).
• סיוע אדמיניסטרטיבי כללי לפי צורכי המשרד.
דרישות התפקיד
• ניסיון קודם: ניסיון בתפקידי אדמיניסטרציה / קבלה / שירות לקוחות / ניהול משרד – יתרון משמעותי.
• שירותיות ותקשורת בינאישית: יחסי אנוש מעולים, סבלנות, ייצוגיות
• יכולות ארגון ותפעול: סדר, דייקנות, יכולת תיעדוף משימות וטיפול במספר נושאים במקביל
• מחשב ותוכנות: שליטה ביישומי מחשב
• עבודה בצוות: נכונות לסיוע הדדי ועבודה מול ממשקים מרובים (משאבי אנוש, תפעול, עובדים ומבוטחים).