עוזר/ת אישי/ת

מהות התפקיד: ניהול כולל של לשכת המנכ"ל ויו"ר הקבוצה ומתן מעטפת אדמיניסטרטיבית, תפעולית ואישית ברמה גבוהה, תוך אחריות לניהול לו״ז מורכב ודינמי, תיאום ישיבות בארץ ובחו״ל, מעקב אחר משימות מול מנכ״לים, חברות בנות וגורמים חיצוניים, טיפול בחומרים לישיבות ודירקטוריונים, אירוח שוטף, ותמיכה מלאה בהתנהלות האישית והעסקית.
התפקיד דורש דיסקרטיות, סדר, זמינות גבוהה, יכולת תעדוף, שירותיות ויכולת עבודה מול ממשקים רבים בארץ ובחו״ל.

תחומי אחריות עיקריים:
• ניהול יומן אישי ועסקי, לרבות לו״ז יומי באקסל, תיאום פגישות, עדכון שינויים בזמן אמת, תזכורות לפני פגישות, שליחת קישורי זום ותכנון זמני נסיעה וחניה.
• תיאום וניהול ישיבות קבועות ומשתנות, לרבות פגישות עבודה, ישיבות דירקטוריון, פגישות מול גורמים בחו״ל והיערכות לפגישות זום שוטפות.
• אחריות לקבלת חומרים לישיבות, מעקב אחר השלמתם בזמן, הכנת חדרי ישיבות, וידוא חיבורי זום, העלאת מצגות ואיסוף משתתפים.
• מעקב שוטף אחר משימות שניתנו למנכ״לים, סמנכ״לים וגורמים נוספים, קבלת תשובות, תיעוד והעברת עדכונים שוטפים
• ניהול קשרי עבודה עם חברות בנות וממשקים בכירים
• עבודה שוטפת מול המחלקה המשפטית, עורכי דין ויועצים חיצוניים, לרבות קבלת מסמכים, העברתם לחתימה, סריקה ושליחה חזרה.
• ניהול תיאומים אישיים ותפעוליים
• אחריות יומיומית בכל הקשור לאירוח וארוחות
• ניהול צוותי תמיכה ושירות: מנקים, מנקה המשרד, צוות המזכירות בקבלה, ספקי פירות, שליחים וחנויות, לרבות ניהול שעות, קבצי שכר, נוכחות, תיאומים שוטפים ומעקב אחר ביצוע.
• ניהול קופה קטנה, שמירת קבלות, ניהול קבצי מעקב והעברת חומרים לגורמים הרלוונטיים.
• סיוע לבני משפחה לפי צורך, לרבות קביעת תורים, תיאומים מול מרפאות, קניות מיוחדות ותשלומים מראש.
• טיפול בפעילות התנדבות מעקב אחר מנכ״לים מוזמנים, הזמנות להרמות כוסית בראש השנה ובפסח וקשר עם אנשי הקשר הרלוונטיים.
• ניהול מתנות לחגים, תחזוקת קבצי מעקב, קבלת החלטות בהתאם להנחיות ושליחת מתנות לפי צורך.
דרישות התפקיד
כישורים נדרשים:
השכלה/הכשרה מקצועית: השכלה תיכונית מלאה; יתרון להשכלה אקדמית או הכשרה מקצועית בתחומי אדמיניסטרציה, ניהול משרד, מזכירות בכירה או תחום רלוונטי אחר.

ניסיון בחברות: ניסיון קודם בתפקיד עוזר/ת אישי/ת, מנהל/ת לשכה או מזכיר/ה בכיר/ה בסביבה עסקית מרובת ממשקים, עדיפות לעבודה מול הנהלה בכירה, דירקטוריונים, חברות בנות וגורמים בארץ ובחו״ל.
שליטה גבוהה ב־Excel, Word, Outlook ובסביבת Microsoft Office; יכולת ניהול קבצי מעקב, יומנים, אנשי קשר, משימות וחומרים לישיבות.

תנאי סף לניסיון מקצועי: ניסיון משמעותי בניהול יומנים מורכבים, תיאום פגישות מרובות משתתפים, עבודה מול הנהלה בכירה, ניהול משימות במקביל, טיפול במסמכים רגישים, תיאום נסיעות בארץ ובחו״ל וניהול מערכות קשר עם גורמים פנימיים וחיצוניים.
מאפיינים אישיותיים והתנהגותיים: דיסקרטיות גבוהה, אחריות אישית, סדר וארגון, שירותיות, יוזמה, אמינות, יכולת עבודה תחת לחץ, זמינות וגמישות, יכולת תעדוף, ירידה לפרטים, יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה מול גורמים בכירים ומגוונים.
כישורים נוספים: עברית ברמה גבוהה; אנגלית ברמה גבוהה לצורך התכתבות ותיאום מול גורמים בחו״ל; יכולת עבודה עם מערכות יומן, דואר אלקטרוני, אפליקציות שירות,שליחויות, הזמנות, קבצי אקסל ומאגרי אנשי קשר; הבנה בסיסית בניהול אירוח, לוגיסטיקה משרדית ותפעול שוטף.