מנהל/ת משרד ועוזר/ת אישי/ת למנכ"ל ולצוות הניהולי

אנו מחפשים איש/אשת מולטי-טאסקינג ברמה גבוהה, ייצוגי/ת, שירותי/ת ומאורגן/ת להפליא.
התפקיד משלב הובלה תפעולית של המשרד, תמיכה אדמיניסטרטיבית צמודה למנכ"ל וניהול יומנים מורכב לצוות הבכיר.

תחומי אחריות וניהול שוטף
1. תפעול משרדי ואדמיניסטרציה:
חברת ניקיון: פיקוח, בקרה ושמירה על נראות המשרד לאורך היום.
מטבחים: ניהול מלאי, הזמנות מזון וציוד, עבודה מול ספקים ושמירה על סדר.
חדרי ישיבות: תפעול מלא, הכנת כיבוד, וידוא תקינות טכנולוגית והיערכות לפגישות.
קבלת אורחים: קבלת פנים ייצוגית ומכובדת, רישום ואירוח .
ציוד וספקים: ניהול מלאי ציוד משרדי ומענה שוטף לתקלות מול הנהלת הבניין.
ניהול חניות עובדים ואורחים
2. עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל ותמיכה במנהלים:
ניהול יומנים: תיאום לו"ז מורכב עבור המנכ"ל וניהול יומנים מול מנהלי המחלקות.
משימות אישיות: מענה לפניות דחופות ותיעדוף משימות שוטפות עבור המנכ"ל.
ניהול נסיעות (Travel): תיאום מלא של טיסות, מלונות, ויזות ודוחות הוצאות.
אירוח בכירים (VIP): אירוח מקצה לקצה של שותפים ומנהלים מהארץ ומחו"ל.
רישום וסיכום פגישות
3. בק-אופיס ופרויקטים (Ad-hoc):
בק אופיס -משימות קבועות הקשורות למחלקות הכספים ( קופה קטנה, התאמות, רישומי שיקים וכו׳ ) והבק אופיס.
פרויקטים מיוחדים: ביצוע משימות מגוונות לפי צורכי הארגון והמנכ"ל.
נתונים ומצגות: ריכוז נתונים, הכנת מסמכים וסיוע בהכנת מצגות לצוות הניהולי.
4. תרבות ארגונית ורווחה:
אירועי חברה: סיוע למנהלת הרווחה בהפקת ימי גיבוש, האפי-אוור, חגים וימי הולדת.
קליטה ועזיבה: תמיכה לוגיסטית ותפעולית בתהליכי Onboarding ו-Offboarding של עובדים.
ניהול שעון נוכחות , חופשות וימי מחלה
דרישות התפקיד
השכלה: תואר ראשון – חובה.
ניסיון מקצועי: ניסיון של 3–5 שנים לפחות כמנהל/ת משרד או עוזר/ת אישי/ת בחברה גלובלית / הייטק – חובה.
שפות: אנגלית ברמה גבוהה מאוד (דיבור, קריאה וכתיבה) – חובה.
טכנולוגיה: שליטה מצוינת ב-Office (Outlook, Excel, PowerPoint) ובכלי תקשורת (Slack, Zoom, Teams) – חובה.
מהירות הקלדה: יכולת הקלדה מהירה – יתרון משמעותי.
תכונות ליבה: הופעה ייצוגית, נימוסים מצוינים, תודעת שירות גבוהה ודיסקרטיות מלאה – חובה.
כישורים בינאישיים: יחסי אנוש מעולים, תקשורת חמה ומכבדת, ועבודה מצוינת מול דרגים בכירים.
כישורי ארגון: "ראש גדול", עצמאות, יכולת מולטי-טאסקינג ופתרון בעיות בזמן אמת.