עוזרת מנכ"ל ורכזת מטה

סיוע שוטף למנכ"ל וריכוז עבודת המטה, תוך מעקב אחר משימות ותהליכים ארגוניים, תיאום בין הגורמים השונים בעמותה וסיוע בקידום משימות ופרויקטים רוחביים.
התפקיד דורש יכולת עבודה עצמאית, סדר וארגון ברמה גבוהה, ראייה מערכתית, יכולת להניע משימות ולוודא את ביצוען, לצד עבודה צמודה ושוטפת עם מנכ"ל העמותה.

תחומי אחריות
* עבודה שוטפת וצמודה עם מנכ"ל העמותה וסיוע בניהול סדרי העדיפויות והמשימות.
* ניהול שוטף של יומן מנכ"ל העמותה – תכנון ותיאום פגישות, ניהול סדרי עדיפויות ביומן, תיאומים מול גורמי
פנים וחוץ והיערכות לפגישות בהתאם לצורך.
* ריכוז ומעקב אחר משימות והחלטות הנהלה מול הגורמים הרלוונטיים בעמותה.
* מעקב אחר תוכניות עבודה, משימות ותהליכים ארגוניים.
* סיוע בקידום פרויקטים ותהליכים רוחביים.
* הכנת חומרים לקראת פגישות, ישיבות הנהלה, ועד מנהל ופגישות עם גורמי חוץ.
* תיעוד ישיבות, ריכוז החלטות ומעקב אחר ביצוען.
* ריכוז, כתיבה ועריכה של מסמכים, דוחות, סיכומים ומצגות בהתאם לצורך.
* סיוע בארגון וריכוז מסמכים עבור מכרזים, קרנות, שותפים וגורמים חיצוניים.
* טיפול ומעקב אחר טפסים, אישורים ותהליכים אדמיניסטרטיביים מול גורמי חוץ.
* סיוע בתהליכי גיוס – פרסום משרות, ריכוז ומיון ראשוני של קורות חיים ותיאום מול המנהלים הרלוונטיים.
* סיוע בהכנת ביקורים, אירועים ומפגשים עם שותפים ותורמים.
* שמירה על סדר, תיעוד ודיסקרטיות במסמכי ובמידע העמותה.
* משימות מטה נוספות בהתאם לצורכי העמותה והמנכ"ל.

היקף משרה:
60% משרה. א'-ה', 8:30-13:30
דרישות התפקיד
* יכולת סדר, ארגון וניהול מספר משימות במקביל.
* יכולת מעקב גבוהה וירידה לפרטים, לצד הבנת התמונה הרחבה.
* עצמאות, יוזמה ויכולת לקדם משימות עד להשלמתן.
* יכולת עבודה עם מגוון ממשקים ובעלי תפקידים.
* יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובעל פה.
* שליטה טובה ביישומי Office ובסביבה דיגיטלית.
* יכולת למידה מהירה של מערכות וכלים חדשים.
* דיסקרטיות, אחריות ואמינות.
* יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה בצוות.
* הזדהות עם מטרות וערכי עמותת נגבה.

יתרונות
* ניסיון קודם בתפקיד עוזרת מנכ"ל, ריכוז מטה, ניהול פרויקטים או תפקיד ארגוני דומה.
* ניסיון בעבודה בעמותה או בארגון חברתי.
* ניסיון או יכולות בתחומי השיווק, הרשתות החברתיות ויצירת תוכן – יתרון משמעותי.
* ידע בעיצוב גרפי והיכרות עם תוכנות וכלי עיצוב – יתרון משמעותי.
* אנגלית ו/או צרפתית