מנהל/ת אדמיניסטרציה וקליטת מדגמים

החברה הכלכלית למ.א בני שמעון בע"מ
מכרז מספר - 2026-014
לתפקיד - מנהל/ת אדמיניסטרציה וקליטת מדגמים
החברה הכלכלית למ.א בני שמעון בע"מ (להלן: "החברה") מודיעה בזאת על משרה פנויה. למשרה רשאים להגיש מועמדות מועמדים העומדים בתנאים הסף המפורטים במכרז ורואים עצמם מתאימים לתפקיד.
שם המשרה: מנהל/ת אדמיניסטרציה וקליטת מדגמים
כפיפות ארגונית: מנהלת המעבדה
היקף משרה: מלאה.
תחילת עבודה: מידי.
תיאור תפקיד: ניהול המערך האדמיניסטרטיבי והלוגיסטי של המעבדה, לצד אחריות ישירה על תהליך הקליטה הראשוני של מדגמים והגעתם למעבדה. התפקיד כולל שילוב בין אדמיניסטרציה שוטפת, מזכירות, תיאום לוגיסטי מול דוגמי שטח ולקוחות, וקבלת פנים פרונטלית ללקוחות ולשליחים המגיעים למעבדה.
תחומי אחריות מרכזיים:
קליטה וקבלת מדגמים (פרונטלי ותפעולי):
קבלת מדגמים מלקוחות ושליחים: מענה פרונטלי בנקודת הקליטה, בדיקת תקינות ראשונית של המדגמים שהגיעו (שלמות הדגימה, אריזה, עמידה בתנאי הובלה/קירור במידת הצורך).
רישום ותיעוד: אימות טפסי הנילווה (טפסי דגימה/הזמנה) מול הדגימות שהתקבלו, הזנת נתונים ראשונית לטופס קליטת מדגמים והעברת הדגימות המוכנות לצוות המקצועי במעבדה.
עבודה מול לקוחות מגיעים: מתן שירות פרונטלי אדיב, הסבר על תהליך קבלת הדגימות ומילוי טפסים.
תיאום וסנכרון דוגמי שטח:
ניהול לוח זמנים וסידור עבודה: תיאום לוחות זמנים ומסלולים יומיים/שבועיים עבור דוגמי השטח.
תקשורת שוטפת: מעקב בזמן אמת אחר הגעת דוגמים לאתרים, טיפול בשינויים/בלת"מים במהלך יום העבודה, ותיאום מול הלקוחות בשטח לקראת הגעת הדוגם.
אדמיניסטרציה, מזכירות וניהול המשרד:
אחריות על הציוד והאספקה: ניהול מלאי הציוד המשרדי, מילוי חוסרים, והזמנת ציוד ואספקה שוטפת מול מנהל הרכש (כולל ציוד משרדי, חומרי ניקוי, תכשירים וציוד משלים לאזור הקבלה והמשרד).
ניהול יומנים וקביעת פגישות: ניהול יומן המעבדה/ההנהלה, תיאום פגישות עבודה, ישיבות צוות, ופגישות מול גורמי חוץ.
מענה טלפוני ומזכירות: ניהול מרכזת הטלפונים, סיוע במענה לפניות נכנסות, ניתוח פניות והעברתן לגורם המקצועי הרלוונטי.
ארגון ותפעול שוטף: טיפול במייל, תיוק מסמכים, ניהול משימות ארגוניות כלליות לשמירה על סדר, ניקיון וארגון במשרד ובאזור הקבלה.
דרישות התפקיד
ניסיון קודם באדמיניסטרציה / ניהול משרד / מזכירות / לוגיסטיקה קלה – חובה. ניסיון מעולמות המעבדה, התעשייה, החקלאות או הרפואה – יתרון משמעותי.
ניסיון עבודה מול לקוחות
ידע והפעלת מחשב בתוכנות office
יכולת עבודה בסביבה ממוחשבת ותוכנות
יכולת עבודה בצוות
תודעת שירות גבוהה וסבלנות: יכולת להעניק שירות אדיב ומכיל גם במצבי עומס או מול לקוחות המחכים לתוצאות דחופות.
בעל/ת כושר ארגון, סדר וניהול
ניידות חובה
יתרון ידע בתכנת- Priority
אקסל ברמה גבוהה
יכולת תיעדוף משימות: תפקוד מצוין בסביבת עבודה דינמית ומרובת משימות
שפות: עברית ברמת שפת אם (בעל פה ובכתב) עם ניסוח ניהולי ומקצועי. אנגלית ברמה טובה (לקריאת מושגים מקצועיים/דוחות).
כללי הגשת המועמדות:
את מסמכי המועמדות (קורות חיים, תעודות, אישורים המעידים על ניסיון מקצועי וניהולי והמלצות) יש להגיש לכתובת דוא"ל: [email protected] כאשר בכותרת הדוא"ל יצוין "מועמדות לתפקיד מנהל/ת אדמינסטרציה וקליטת מדגמים " וזאת, עד ליום 24.09.26 בשעה 12:00. (מועמדות שתוגש ללא תעודות ו/או אישורים לא תטופל).
שאלות הבהרה ופרטים נוספים ניתן לקבל באמצעות פנייה לדוא"ל בכתובת: [email protected]
המועמדויות ייבחנו על ידי ועדת איתור אשר תזמן את המועמדים שעמדו בתנאי הסף ונמצאו מתאימים או חלקם, לראיון בפני חברי ועדת האיתור. מועמד/ת שימצא/ שתימצא מתאים/מה למלא המשרה המוכרזת, אפשר שיידרש/שתידרש לעבור מבחן התאמה. החברה רשאית שלא לבחור באף אחד מן המועמדים.