רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לתחום בגרויות ייחודיות

מכון דוידסון לחינוך מדעי הוא עמותה ללא מטרות רווח, המשמשת כזרוע החינוכית של מכון ויצמן למדע. אנו מאמינים בחיבור בין אנשים למדע ולכן אנו יוזמים, מארגנים ומפעילים קשת רחבה של תוכניות בחינוך מדעי.
תחום בגרויות במכון דוידסון לחינוך מדעי מפעיל תוכניות חינוכיות מגוונות הפונות לתלמידים, מורים ומוסדות חינוך ברחבי הארץ. התוכניות כוללות פעילויות רחבות היקף - מסדנאות ומחנות קיץ ועד תוכניות תלת-שנתיות מול משרד החינוך ומוסדות שונים. הרכז/ת הוא/היא חוליה מרכזית בתיאום ובביצוע המערך הלוגיסטי המורכב הנדרש להפעלת התוכניות, תוך עבודה מול ממשקים רבים ומגוונים.

תיאור התפקיד:
• תיאום ועבודה שוטפת מול גורמים חיצוניים - משרד החינוך, בתי ספר ורכזים במסגרות חינוך מגוונות.
• ניהול הסדרים לוגיסטיים מורכבים לתוכניות חינוכיות מגוונות - סידור לינה לתלמידים במחנות, הזמנת אוכל ותיאום חללי לימודים בתוך המכון.
• הפעלה מרחוק של ספקים בזמן מחנות, תחת לוח זמנים מוקפד ומספר משימות במקביל.
• איסוף והזנת ציוני בגרות לאחר קבלת נתונים ממורי התוכניות השונות, תחת עמידה בלוח זמנים מוקפד ותכנון מראש.
• עבודה מול גורמים פנים ארגוניים כולל מורים, מנהלי תוכניות, שירות לקוחות ומחלקות שונות, ועבודה צמודה למנהלת התחום בשוטף.
• ארגון מידע ותיעוד של רישומים, נוכחות ופרטי משתתפים בתוכניות השונות.
• תיאום לוחות זמנים ותכנון לוגיסטי מתקדם עבור פעילויות מקבילות ומשולבות.
• טיפול בבקשות, פניות ובעיות שוטפות של משתתפים ומוסדות חינוך.
דרישות התפקיד
• תואר ראשון – יתרון משמעותי.
• ניסיון של שנתיים ומעלה בתפקידים אדמיניסטרטיביים מורכבים - חובה.
• ניסיון בעבודה מול מוסדות חינוך או משרדי ממשלה - יתרון.
• ניסיון בעבודה עם מערכת CRM - יתרון משמעותי.
• שליטה מלאה ביישומי Office, במיוחד Excel וOutlook - - חובה
• עברית ברמה גבוהה, אנגלית טובה - חובה.

כישורים נדרשים:
• יכולת ניהול ריבוי משימות מורכבות במקביל ועמידה בלוחות זמנים קפדניים.
• ראיה מערכתית כוללת של תהליכים מורכבים ויכולת ירידה לפרטים הקטנים.
• כישורי תקשורת מצוינים ויכולת עבודה מול גורמים מגוונים ברמות שונות.
• יכולת ארגון וסדר גבוהה, דיוק ואחריות אישית למשימות רגישות.
• גמישות, יוזמה ויכולת פתרון בעיות בסביבה דינמית ומשתנה.
• תודעת שירות גבוהה, סבלנות ויחסי אנוש מעולים.

העבודה במכון דוידסון ברחובות, משרה מלאה עם אופציה למשרה חלקית, התחלה מיידית.
נדרשת זמינות לעיתים בשעות אחה"צ/ערב בתקופות של אירועים שונים במהלך השנה.
רק פניות מתאימות תיענינה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.