מנהלת משרד מנכ"ל לחברת ביוטק ברחובות

מהות התפקיד:
תפקיד מרכזי בסביבת המנכ"ל, הכולל תיאום, מעקב והנעת ממשקים ומהווה יד ימינו בהיבטים אלה. עבודה שוטפת מול גורמים שונים בחברה ומחוצה לה, לצד ניהול ריבוי משימות, זיהוי צרכים ובקרה אחר ביצוע.

תחומי אחריות עיקריים:

ניהול לשכה ויומן: ניהול יומן מורכב, תיאום פגישות, טיפול בלו"ז צפוף, סינון שיחות ומענה לפניות דחופות. תיאום והכנת פגישות וישיבות: תיאום המשתתפים, איסוף וריכוז חומרים ומעקב אחר הכנת התכנים הנדרשים.
מעקב ובקרה אחר משימות והחלטות של המנכ"ל, לרבות תזכורת, מעקב אחר סטטוס והצפת נושאים הדורשים טיפול, מעקב אחר ביצוע משימות והחלטות הנהלה.
כתיבת סיכומי ישיבות ומעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות שהתקבלו.
עבודה שוטפת מול חברי הנהלה ובעלי תפקידים בכירים בארגון.
ממשקים ותיאום: קשר שוטף עם מנהלי החברה, עובדים, ספקים חיצוניים ולקוחות מפתח.
קשר שוטף מול יצרנים ולקוחות בחו"ל, לרבות העברת דוחות ומידע בהתאם לתדירות ולדרישות שנקבעו.
אירוח וקבלת לקוחות, שותפים עסקיים ואורחים מחו"ל.
עבודה מול מוסדות חיצוניים בהתאם לצורכי המנכ"ל והחברה.
קשר ותיאום שוטף מול דירקטוריון החברה וחברי הדירקטוריון, לרבות הכנת חומרים ותיאום ישיבות.
טיפול במשימות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות הנגזרות מעבודת המנכ"ל, תוך שמירה על דיסקרטיות וסודיות.
דרישות התפקיד
ניסיון קודם בתפקיד דומה בסביבת הנהלה בכירה – חובה.
אנגלית ברמת שפת אם / רמה גבוהה מאוד, כולל יכולת התנהלות שוטפת בכתב ובעל פה.
השכלה אקדמאית.
יכולת גבוהה לניהול, תיאום ומעקב אחר ריבוי משימות וממשקים.
יכולת הנעה של גורמים ללא סמכות ישירה, אסרטיביות ויכולת לוודא ביצוע.
יחסי אנוש מצוינים ויכולת ליצור קשרים אישיים ומקצועיים עם מגוון גורמים.
שירותיות, ייצוגיות ויכולת גבוהה בעבודה מול לקוחות וגורמים בכירים.
סדר, ארגון, דיוק וירידה לפרטים.
יכולת עבודה עצמאית, אחריות, שיקול דעת ודיסקרטיות גבוהה.