עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל

חברת סייבר ואבטחת מידע קטנה ובוטיקית מחפשת עוזרת אישית למנכ"ל ומנהלת משרד.

עוזר/ת אישי/ת למנכ"ל תשמש כיד הימין התפעולית של המנכ"ל, ותהיה אחראית על ניהול היומן והלו"ז, תיאום עם לקוחות ושותפים בחו"ל, ניהול המשרד וטיפול בתפקודים האדמיניסטרטיביים של החברה, כולל הממשק עם משרד הנהלת החשבונות החיצוני. מדובר בתפקיד רחב ומעשי בחברה קטנה, המשתרע על פני מגוון תחומים ומחייב עבודה בסביבה דינמית, רגישות בטיפול במידע חסוי ורמת אנגלית גבוהה.

תחומי אחריות
ניהול יומן, לו"ז ונסיעות
ניהול יומן המנכ"ל ותיאום פגישות פנימיות וחיצוניות, כולל פגישות ושיחות ועידה עם לקוחות ושותפים בחו"ל בהתחשב בהפרשי שעות
תיאום נסיעות עסקים בינלאומיות – טיסות, מלונות ולוגיסטיקה נלווית
עבודה עם לקוחות

תקשורת שוטפת, בעל פה ובכתב, באנגלית, עם לקוחות ושותפים ישראלים ובינלאומיים ממגוון תחומים
תיאום פגישות עם גורמים בארץ ובחו"ל, והעברת מידע רלוונטי לצוות הפנימי
תמיכה לוגיסטית בביקורי לקוחות ומשלחות בישראל
ניהול משרד ורכש

אחריות על התפעול היומיומי של המשרד, כולל טיפול בתקלות ובתחזוקה
ניהול קשר עם ספקים – התקשרות, קבלת הצעות מחיר, ביצוע הזמנות ומעקב אחר אספקה
תכנון והפקת אירועי חברה ופעילויות רווחה לעובדים
שכר, הנהלת חשבונות ונוכחות

ריכוז והעברת נתוני שכר ונוכחות (חופשות, ימי מחלה) למשרד הנהלת החשבונות החיצוני
הפקת חשבוניות וגביה, תשלומים לספקים ומועדי תשלום
תיאום שוטף עם רואה החשבון, הכנת סיכום סוף חודש
תמיכה ניהולית כללית

הכנת מצגות, דוחות וסיכומי פגישות
ניהול תיוק ומסמכים תוך שמירה קפדנית על סודיות

תנאי העסקה
משרה מלאה במשרדי החברה בפ"ת, דרושה זמינות מעבר לשעות העבודה הרגילות בעת הצורך לתיאום עם לקוחות באזורי זמן שונים.
דרישות התפקיד
5+ שנות ניסיון כעוזר/ת אישי/ת למנכ"ל או להנהלה בכירה – יתרון לניסיון בחברת הייטק / סייבר
אנגלית ברמת שפת אם / רמה עסקית גבוהה, דיבור וכתיבה
ניסיון מוכח בעבודה עם לקוחות או שותפים בינלאומיים
שליטה מלאה בכלי Office (Outlook, Excel, PowerPoint) והיכרות עם כלי AI לייעול העבודה השוטפת
היכרות בסיסית עם תהליכי שכר והנהלת חשבונות
יכולת ניהול מספר משימות בסביבה דינמית ולחוצה, דיסקרטיות ואמינות גבוהות
כישורי תקשורת מצוינים בעברית ובאנגלית, נוכחות מקצועית, יזמות ועצמאות בעבודה