מנהלת לשכת מנכ"ל המתנ"ס

ניהול שוטף ויעיל של לשכת המנכ"ל ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ושירותי למנכ"ל, להנהלת המתנ"ס, לעובדים ולתושבים.

תחומי אחריות:
ניהול יומן ומשימות: תיאום, תזמון ותיעדוף פגישות ומשימות של המנכ"ל מול גורמים עירוניים, קהילתיים וארגוניים, וניהול המעקב אחר ביצוען.

סיכומי ישיבות ומעקב: השתתפות בישיבות הנהלה וועדות, ריכוז וכתיבת פרוטוקולים, ריכוז החלטות ומעקב אחר ביצוען מול הגורמים הרלוונטיים.

ניהול קשרי פנים וחוץ: קבלת וסינון פניות, מתן מענה לתושבים ולגורמי חוץ, ניתוב משימות למנהלים ולעובדים ומעקב אחר הטיפול.
ניהול אדמיניסטרטיבי: טיפול בדואר ובתכתובות, הפצת מסמכים, ניהול ארכיון פיזי ודיגיטלי, תיוק, ריכוז מסמכים וניהול המידע בלשכה.

הכנת חומרים מקצועיים: ריכוז נתונים ומידע, הכנת מצגות, דוחות, מסמכים וחומרים לקראת פגישות, ישיבות הנהלה, ועדות ודיונים.

תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל: הכנת חומרים לפגישות, ביצוע מעקבים, ריכוז משימות ומתן מענה אדמיניסטרטיבי בהתאם לצורכי המנכ"ל והנהלת המתנ"ס.

שירות ואדמיניסטרציה: מתן מענה לתושבים ולעובדים, לרבות רישום לחוגים ולפעילויות, מכירת כרטיסים, טיפול בגבייה ובתקבולים וניהול קופה קטנה בהתאם לנהלים.

רווחת עובדים ואירועים: ריכוז נושאי רווחת העובדים, מתנות ואירועים ארגוניים, לרבות הרמות כוסית, וכן תיאום כיבוד ואירוח לישיבות ואירועים.

עבודה מול גורמי פנים וחוץ: ממשק שוטף עם מנהלי המתנ"ס, העירייה, החברה למתנ"סים, ספקים, שותפים קהילתיים וגורמים נוספים בהתאם לצורכי התפקיד.

משימות נוספות: ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות נוספות בהתאם לצורכי לשכת המנכ"ל והמתנ"ס.
דרישות התפקיד
דרישות התפקיד

השכלה: תואר ראשון – יתרון.

ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי/מזכירותי – חובה.

ניסיון בניהול לשכה – יתרון משמעותי.

ניסיון בעבודה מול מנהל/מנכ"ל או בתפקיד הכולל ריבוי ממשקים – יתרון.

שליטה טובה ביישומי Office, לרבות Word, Excel ו-PowerPoint – חובה.

יכולת ניסוח גבוהה בכתב ובעל פה.

יכולת ארגון, תכנון, תעדוף וניהול מספר משימות במקביל.

יכולת מעקב ובקרה, ירידה לפרטים ועמידה בלוחות זמנים.

יחסי אנוש מצוינים ותודעת שירות גבוהה.

דיסקרטיות ויכולת עבודה עם מידע רגיש.

יוזמה, עצמאות, אחריות ו"ראש גדול".

יכולת עבודה בתנאי לחץ ובסביבה דינמית ומשתנה

כפיפות:
מנכ"ל המתנ"ס
קורות חיים ניתן לשלוח למייל : [email protected]