Office Secretary

למרכז הרפואי תל אביב (איכילוב) דרוש/המזכיר/ה בלשכת סמנכ"ל בכיר

תיאור התפקיד:

ניהול יומן מורכב ודינאמי , כולל תיאום פגישות מרובות משתתפים עם גורמי חוץ ופנים.

מענה לפניות נכנסות באמצעי תקשורת שונים: דואר, טלפון, מייל.

תיאום שיחות ועידה ומפגשי זום.

ניסוח מיילים ומכתבים והפצתם.

הזמנת והכנת חדרי ישיבות לקראת פגישות.

הזמנת ציוד משרדי/משקי.

תיוק וארגון חומר.

משימות נוספות לפי הוראת מנהלת הלשכה והסמנכ"ל.

דרישות:

תואר ראשון

ניסיון אדמיניסטרטיבי של כ-2 שנים, רצוי בארגון גדול ובלשכה בכירה (ניסיון צבאי רלוונטי גם כן)

יכולת ביטוי גבוהה בכתב ובע"פ.

ניסיון מארגון רפואי-יתרון.

יכולת למידה מהירה, דיסקרטיות, יכולת עבודה בתנאי לחץ, יחסי אנוש מעולים, תקשורת בין אישית ותודעת שירות ברמה גבוהה, אסרטיביות לצד נועם הליכות, יכולת הסתגלות לשינויים

שליטה מצויינת בישומי מחשב Outlook, Word

שליטה ברמת הוצאת נתונים ופונקציות פשוטות ב-Excel

שליטה ב- PowerPoint - יתרון

אנגלית ברמה טובה- התכתבות יומיומית במיילים

היקף משרה ושעות עבודה:

משרה מלאה- 8.5 שעות ביום, 5 ימים בשבוע.

שעת התחלה 07:30 (פעמיים-שלוש בשבוע) שאר הימים ניתן להגיע עד 09:00

פעמיים בשבוע לפחות עד 17:00-19:00 (תלוי באילוצי לו"ז הלשכה)

נדרשת גמישות בשעות ונכונות לשעות נוספות.