מנהל/ת משרד בתנועת הצופים (החלפה לחל״ד)

מנהל/ת משרד בין אגפי - מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי ים - מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת

תחומי אחריות:

אחריות על כלל היבטי הניהול האדמיניסטרטיבי של מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי הים. ניהול הקשר השוטף של האגף עם יחידותיו ועם גורמים פנימיים וחיצוניים.
ניהול יומנים אישיים וניהול לו"ז אירועים מרכזיים במטה הפעילות ובצופי הים וכן תיאום פגישות רבות משתתפים מספר פעמים במהלך השנה. כתיבת סיכומי ישיבות ומעקב אחרי ביצוע משימות והחלטות שהתקבלו.
תפעול מערכת לניהול פרוייקטים.
אחריות על תחום השכר של כלל העובדים של מטה הפעילות, האגף לחינוך ופיתוח וצופי ים. אישור נוכחות, וארגון מרכיבי השכר לאישור המנהלים.
תפעול תחום הכספים: טיפול בחשבוניות ספקים והתנהלות למול יחידת הנה"ח בתנועה, מעקב אחר תשלום לספקים, טיפול ומעקב אחר קופות קטנות של עובדים/ות.
אחריות על סגירת הרשמה לפעילויות ארציות למול גורמים ביחידות התנועה.
קשר מול גורמים פנים תנועתיים רבים.
עבודה מול ספקים וגורמים חיצוניים לבקשת הצעות מחיר, ביצוע הזמנות רכש וכו'.
אחריות על תפעול המשרד- טיפול בתקלות, עבודות משרדיות, מענה טלפוני וכו'.
טיפול בנושאים מנהלתיים וקבלת אישורים למפעלים, מחנה ימי ועוד פעילויות מיוחדות.
ביצוע משימות נוספות כפי שיינתנו ע"י הממונים.
דרישות התפקיד
דרישות התפקיד:

יכולות סדר וארגון גבוהות.
יכולת התנסחות בכתב ובעל פה ברמה גבוהה.
אחריות ו"ראש גדול".
יכולת עבודה בתנאי לחץ וריבוי משימות.
יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה בצוות.
ידע וניסיון במערכות office ואוריינטציה למערכות מחשוב.
היכרות עם מערכות Monday, Sap business one - יתרון משמעותי.
היכרות עם עולם תנועות נוער ו/או חינוך בלתי פורמאלי - יתרון. בוגר/ת תנועת הצופים / צופי הים - יתרון משמעותי.