Executive Administrator - Hybrid position!

אודות התפקיד
נטפים מחפשת את מזכירת ההנהלה הבאה לתפקיד משמעותי, מעניין, בקצב גבוה שכולל תמיכה אדמניסטרטיבית, ניהול יומנים מורכבים להנהלה הבכירה, ניהול משימות במקביל ועוד.
בואו להיות חלק מחברה גלובאלית ודינאמית באווירה חמה ומשפחתית.
________________________________________
תחומי אחריות מרכזיים:
תמיכה אדמיניסטרטיבית בהנהלה בכירה
• תמיכה בהנהלה בכירה – מתן שירות אדמיניסטרטיבי ל- CEO, CFP, VP Strategy & Executive PMO תוך שמירה על דיסקרטיות מלאה.
• ניהול מקצועי של יומני הנהלה מורכבים, תעדוף דרישות מתנגשות ותיאום פגישות פנימיות וחיצוניות תוך הקפדה גבוהה על פרטים.
• ניהול הוצאות: הכנה וטיפול בדוחות הוצאות וחשבוניות, תוך הקפדה על נהלי החברה.
• תיאום פרויקטים: סיוע בפרויקטים מיוחדים וביוזמות מטעם הנהלת החברה.
• תיאום נסיעות: ניהול כלל ההיבטים הקשורים לנסיעות הנהלה – לינה ולוחות זמנים.
• תמיכה בפונקציות הנהלה בכירות – ישיבות הנהלה בכירה, פורומים וכנסים ניהוליים כולל לוגיסטיקה, חומרים, תקשורת מול משתתפים/ות ומעקב לאחר מכן, בניית אג'נדות, איסוף והכנת חומרים, הקלדת תכנים, תיאומי פגישות, מעקב אחרי פרויקטים, הוצאה לפועל של אירועי היחידות השונות.
• תיאום מול שיווק ויחסי ציבור: עבודה מול צוותי שיווק ותקשורת ארגונית/יחסי ציבור בנוגע לכנסים, אירועים חיצוניים ומעורבויות של CEO ו-CFO ניהול לוחות זמנים וחומרי תקשורת לפי הצורך.
דרישות התפקיד
• 5 שנות ניסיון בתפקיד מזכיר/ת הנהלה בכירה בסביבת גלובאלית ודינאמית – חובה.
• עברית ואנגלית בשליטה מלאה (קריאה כתיבה דיבור) – חובה. (ספרדית יתרון).
• יכולות ארגון וניהול זמן יוצאות דופן, עם תשומת לב גבוהה לפרטים - חובה
• יכולת מוכחת לטפל במידע רגיש ודיסקרטי במקצועיות ובשיקול דעת גבוה.
• יחסי אנוש מצוינים ויכולת גבוהה לעבודת צוות ולשיתוף פעולה עם קולגות, מנהלים/ות ובעלי/ות עניין חיצוניים/ות.
• גישה פרואקטיבית, Can-do attitude, תושייה ויכולת לפעול באופן עצמאי, לצפות צרכים ולפתור בעיות.
• שליטה בתוכנות Office - Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• ניסיון בעבודה עם מערכת הSAP – יתרון.
• נדרשת גמישות בשעות העבודה וזמינות טלפונית לאחר שעות העבודה לפי הצורך.