מזכיר/ת בלשכת מנכ"ל לארגון רפואי מוביל

ניהול שוטף של לשכת המנכ"ל בארגון רפואי-ציבורי מוביל .
העבודה היא בצוות מזכירות,
התפקיד דורש הבנה מערכתית עמוקה,
יכולת תמרון בין משימות מורכבות, ושמירה על רמת דיסקרטיות.
העבודה הינה חלק מצוות אורגני של 3 מזכירות,
המנהלות יחד את ממשקי העבודה של הנהלת הארגון מול גורמים פנים וחוץ-ארגוניים.
הגדרת התפקיד ותחומי אחריות
תיאום וסנכרון של מספר יומנים עמוסים במקביל,
ניהול פגישות מרובות משתתפים, ותעדוף משימות בזמן אמת.
עבודה משותפת, גיבוי הדדי וחלוקת משימות שוטפת בתוך צוות הלשכה .
סינון וניתוב שיחות טלפון, פניות במייל ודואר רשמי המגיעים ללשכת המנכ"ל מגורמים בכירים במשק, רופאים, משרדי ממשלה ומוסדות רפואיים.
קבלת פנים של אורחי הלשכה, הכנת חדר הישיבות וליווי ימי דיונים מרוכזים.
*היקף המשרה: משרה מלאה, 5 ימים בשבוע.
שעות עבודה:

4 ימים בשבוע: 08:00 עד 16:30.
יום אחד בשבוע (קבוע/בסבב): 12:00 עד 20:00 (נדרשת גמישות).

*סביבת עבודה: יציבה, ארוכת טווח, תנאים סוציאליים טובים כמקובל בארגונים ציבוריים גדולים.
דרישות התפקיד
ניסיון מוכח של 3-5 שנים לפחות כמזכיר/ת לשכה בכירה,
מזכיר/ת מנכ"ל או סמנכ"ל בארגונים בינוניים-גדולים (יתרון משמעותי לניסיון במגזר הציבורי, עמותות גדולות, מוסדות רפואיים או איגודים מקצועיים).
מתאים גם לרל"ש/ית בצבא
ניסיון מעשי בניהול מספר יומנים מורכבים במקביל (כולל פתרון קונפליקטים בלוחות זמנים).
ניסיון קודם בעבודה בתוך צוות לשכה – יתרון משמעותי.
שליטה מלאה ביישומי Office
אנגלית ברמה גבוהה (קריאה, כתיבה ומענה למיילים).