רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לשכת דקאן וראשת מינהל

רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לשכת דקאן וראשת מינהל , הפקולטה להנדסה.
היקף ומעמד: 100% משרה תקנית
תיאור תפקיד:
אחריות מנהלית לפעילות השוטפת של לשכת הדקאן וראש ת מינהל, כולל:
• מתן שירותי אדמיניסטרציה ואחריות על פרויקטים בלשכת הדקאן וראשת המינהל.
• ריכוז אדמיניסטרטיבי של ועדות שונות, לרבות רישום טיפול בפרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות.
• הפקת כתבי מינוי בנושא בטיחות לחוקר ראשי במעבדות מחקר , תהליכי בחירות לבעלי תפקידים וכו'.
• ריכוז הטיפול בנושאים שונים כגון: פעילויות רווחה, מיפוי חדרים, מפת התמצאות, טיפול במתנות, לוח ארועים, תקשורת פנים ארגונית וכו'.
• ארגון אירועים אשר באחריות לשכת דקאן וראשת מינהל.
• קשר שוטף עם יחידות הפקולטה ועם מגוון גורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
• תכתובת שוטפת בשפות עברית ואנגלית.
• ריכוז נתונים סטטיסטיים, הכנת דו" חות ומצגות.
• עבודה מול ספקים כולל טיפול בהזמנות רכש באמצעות המערכת הלוגיסטית לרבות בקשות להצעות מחיר וריכוזן.
• ביצוע פרויקטים מיוחדים ומטלות נוספות עפ"י הנחיות הדקאן וראשת המינהל, וככל שיידרש.
דרישות התפקיד
תואר אקדמי- רצוי. תעודת בגרות מלאה-חובה .
• ניסיון של מספר שנים בתפקיד אדמיניסטרטיבי עצמאי.
• ידיעת השפה העברית על בוריה ושליטה בשפה האנגלית ברמה טובה מאד, לרבות יכולת הבעה ותכתובת בשפות אלה.
• ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE, לרבות EXCEL ו- PowerPoint .
• שליטה בתוכנת Canva-יתרון.
• הכרת הנהלים והתקנונים האוניברסיטאיים ושליטה ב- ERP – יתרון.
• יכולת עבודה עצמאית , הנעה עצמית ויכולת לרתום ממשקים ושותפים לקידום תהליכים.
• יכולת התמודדות עם עומס וריבוי משימות.
• יוזמה, דיסקרטיות, אמינות, כושר תיאום וארגון , סדר, דייקנות ויכולת מעקב.
• תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.
הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות עפ"י הצורך.
כפיפות: לראשת מינהל ולדקאן הפקולטה.