עוזר/ת למשנה לנשיא ומנכ"ל וראש לשכה

התפקיד כולל תמיכה שוטפת בעבודת המשנה לנשיא ומנכ"ל והובלת פעילות הלשכה, תוך ראייה מערכתית, תיאום בין ממשקים מרובים, סיוע בקידום תהליכים ארגוניים, משימות חוצות ארגון, ובקרה על יישום החלטות. התפקיד משלב אחריות ניהולית, תפעולית ומנהלית בסביבה רחבת היקף, דינמית, מרובת משימות, ובעלת רגישות ארגונית גבוהה.
כפיפות:
משנה לנשיא ומנכ"ל
תחומי אחריות עיקריים:
ניהול והובלת עבודת לשכת המשנה לנשיא ומנכ"ל, לרבות ניהול צוות הלשכה ואחריות על ביצוע כלל הפעילויות המנהליות בלשכה
סיוע בקידום והנעת תהליכים ארגוניים, פנים וחוץ-טכניוניים מרובי ממשקים
ריכוז, תכנון והכנת חומרים לדיונים ולמפגשים, תוך הבטחת מוכנות מיטבית של המשתתפים
השתתפות בדיונים, הכנת סיכומי דיון, ניהול מעקב שיטתי אחר משימות והחלטות, וקידום יישומן עם בעלי התפקידים השונים
ניהול ותיעדוף לוח הזמנים של המשנה לנשיא ומנכ"ל באמצעות צוות הלשכה, תוך תיאום בין-יחידתי ובניית צירי זמן בהתאם לצורך
תיאום, ריכוז והעברת מידע בין פקולטות, יחידות וגורמי חוץ, תוך מתן שרות מהיר ושמירה על רציפות תפעולית
תכנון, ארגון וליווי אירועים, פורומים, סדנאות ומפגשים מקצועיים ביוזמת המשנה לנשיא ומנכ"ל
ניהול ובקרה תקציבית של פעילות הלשכה, לרבות טיפול בנושאי רכש והתקשרויות בהתאם לנהלים
סיוע במתן מענה מהיר ורציף באירועים חריגים או אירועי קיצון
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונה
דרישות התפקיד
תואר ראשון ממוסד להשכלה גבוהה מוכר; תואר שני – יתרון משמעותי
ניסיון מקצועי של 3 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי או ניהולי, הכולל עבודה שוטפת עם דרגי ניהול בכירים
ניסיון בניהול יומן מורכב, תיאום בין ממשקים מרובים, הנעת משימות ומעקב אחר ביצוען
יחסי אנוש מעולים, תקשורת בין אישית טובה, תודעת שרות גבוהה ומתן מענה ביעילות מירבית
יכולת עבודה עצמאית ובצוות בסביבה דינמית, משתנה ומרובת משימות
עברית ברמת שפת אם, אנגלית ברמה גבוהה, בכתב ובעל פה
שליטה מלאה ביישומי OFFICE בדגש על Outlook, Word, Excel, PowerPoint ו-Teams
יכולת טובה מאד בניסוח, עריכה והכנת מסמכים מקצועיים ברמת הנהלה
יסודיות, ארגון, סדר ודייקנות ביצוע גבוהים.
דיסקרטיות גבוהה, אמינות ויכולת שמירה קפדנית על סודיות
זמינות וגמישות בהתאם לצרכי הלשכה

יתרון:
ניסיון מקצועי קודם במוסד אקדמי, ציבורי או בארגון מורכב ורב-יחידות
ניסיון בארגון פורומים, וועדות לרבות בניית סדר יום וכתיבת פרוטוקולים
היכרות עם מערכות מידע ארגוניות בתחומי תקציב, רכש, ניהול מסמכים וכדומה
ניסיון בתיאום וארגון ביקורים, משלחות ואירועים

הערות:
המשרה הינה בהיקף של 100% משרה. נכונות לביצוע שעות נוספות.