דרוש/ה מזכיר/ת בית ספר להנדסה

לעזריאלי מכללה אקדמית להנדסה ירושלים דרוש/ה מזכיר/ת בית הספר להנדסה
תיאור התפקיד:
* ניהול המערך האדמינסטרטיבי השוטף של ביה"ס להנדסה
* תיאום בין המחלקות האקדמיות של ביה"ס, גורמי פנים וחוץ מכללתיים
* טיפול בהתכתבויות רשמיות, הכנת מסמכים, דוחות פעילות ומצגות.
* תיאום וארגון ישיבות, מעקב אחר ביצוע החלטות, תיעוד פרוטוקולים.
* תיאום ובקרה על תהליכים אקדמיים ומנהליים מול המחלקות בבית הספר ומול הנהלת המכללה.
* תיאום וארגון הסמינרים והשתתפות בארגון כנס פרויקטים שנתי משותף בבית הספר.
* אחריות וסיוע אדמינסטרטיבי על אירועים מיוחדים של בית הספר (ביקורים, טקסים, כנסים, אירועים ייצוגיים).
* מעקב ועדכון שוטף של אתר האינטרנט של ביה"ס.
* סיוע אדמינסטרטיבי בתהליכי גיוס וקליטה של סגל אקדמי, עוזרי מחקר ועוזרי הוראה.

באופן דומה, טיפול אדמינסטרטיבי ליחידה לפיזיקה:
* ניהול ומעקב אחר משימות ראש היחידה ותכנית העבודה.
* תיאום וארגון ביקורים ביחידה ובמעבדות.
* ניהול ומעקב תקציב היחידה, קשר עם ספקים, דרישות רכש, מעקב אחר הזמנות.
* ניהול משאבי הוראה ומחקר, איסוף נתוני סטודנטים לצורך בדיקת מצב אקדמי.
דרישות התפקיד
* ניסיון אדמינסטרטיבי קודם בתפקיד דומה - יתרון משמעותי.
* יכולת מוכחת בארגון ובהובלת פרויקטים, תוך עמידה ביעדים, שמירה על סדר, ודגש על דיוק בפרטים.
* שליטה מלאה ביישומי מחשב (בדגש על Excel, Work, Outlook ו- Power Point)
* עברית רהוטה בכתב ובעל פה, אנגלית ברמה טובה.
* יחסי אנוש מעולים, שירותיות, יוזמה ויכולת עבודה תחת לחץ וריבוי משימות.
* שמירה על סודיות, אמינות ודיסקרטיות גבוהה.
* תואר אקדמי - חובה.

היקף משרה מלאה
כפיפות לדיקן בית הספר להנדסה.