מזכיר/ת מנהל מרכז רפואי והנהלה

תיאור התפקיד
מתן מענה אדמיניסטרטיבי כולל ותמיכה שוטפת למנהל הארגון ולחברי ההנהלה הבכירה.
התפקיד דורש יכולת תמרון בין משימות מרובות, שמירה על סדר ארגוני מופתי וייצוגיות מול גורמי פנים וחוץ.

תחומי אחריות עיקריים
• ניהול יומנים: תיאום וסנכרון פגישות עבור מנהל המרכז וחברי ההנהלה, ניהול לוחות זמנים צפופים וטיפול בשינויים של הרגע האחרון.
• ריכוז ישיבות הנהלה: זימון משתתפים, הכנת חומרי רקע ומצגות, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע המשימות שנקבעו בישיבות.
• ניהול תכתובת וקשר: מענה לטלפונים, ניסוח מכתבים רשמיים וניהול תיבות הדואר האלקטרוני של הלשכה בצורה מקצועית.
• תפעול אדמיניסטרטיבי: ניהול ארכיון ומסמכים, טיפול בחשבוניות, הזמנת ציוד משרדי ודאגה לתקינות המרחב המשרדי של הדרג הניהולי.
• אירוח וקבלת פנים: קבלת אורחי החברה, ארגון כיבוד ודאגה לסידור חדרי הישיבות לפני הגעת משתתפים.
• אמון ודיסקרטיות: טיפול במידע רגיש וחסוי תוך שמירה על סודיות מוחלטת ומקצועיות ללא פשרות.
דרישות התפקיד
דרישות וכישורים
• ניסיון מקצועי: ניסיון קודם מוכח במזכירות הנהלה או בניהול משרד בסביבה רבת משימות.
• שליטה במחשב: מיומנות גבוהה ביישומי מחשב משרדיים (עיבוד תמלילים, גיליונות נתונים ותוכנות לניהול דואר ויומן).
• כושר ביטוי: עברית רהוטה בכתב ובעל פה, יכולת ניסוח של מסמכים רשמיים ברמה גבוהה.
• מאפיינים אישיים: י
o יכולת עבודה עצמאית ויוזמה.
o יחסי אנוש מעולים ויכולת עבודה בצוות.
o דייקנות, סדר וארגון ברמה גבוהה.
o עמידה בלוחות זמנים דחוקים ותחת לחץ.

התפקיד מיועד למי שמחפש/ת עבודה דינמית בלב העשייה של הארגון, עם ממשקי עבודה מול כלל המחלקות.
משרה מלאה בשעות גמישות.