עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת בעל/ת בגרות מלאה

מכרז חיצוני מס' - 9/26 עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת בחט' כספים

תואר המשרה עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת
היחידה : חטיבת כספים
מקום העבודה : תל-אביב
דירוג/ד ר ג ה :יד' –יז' בדירוג המנהלי
כ פ י פ ו ת : לסמנכ"ל כספים

דרישות המשרה:

1. בגרות מלאה.
2. ניסיון של 3 שנים בעבודות מזכירות, לרבות ניסיון בארגון ניהול ו / או ניהול לשכה.
3. קשר עם גורמי חוץ ופנים.
4. עברית גבוהה, אנגלית ברמה טובה, כולל ניסוח תכתובת בעברית ובאנגלית.
5. שליטה בתוכנות מקצועיות, כולל עריכת מסמכים.
דרישות התפקיד
תיאור התפקיד:

1. אחריות לניהול האדמיניסטרטיבי של החטיבה, מעקבים ותיאומים נדרשים לפי צרכי החטיבה.
2. ריכוז הדיווחים התקופתיים לגורמי פנים וחוץ וניהול מעקב אחריהם עפ"י החלטת הסמנכ"ל.
3. מעקב אחר ביצוע החלטות המתקבלות בחטיבה, ביצוע מעקב אחר השלבים, ההתקדמות ולוח הזמנים של עבודות המתבצעות באחריות החטיבה ודיווח סטטוס של מידת יישום ההחלטות לממונה.
4. ניהול יומן הממונה והצוות הניהולי של החטיבה, ריכוז המסמכים והמידע הדרושים לישיבות, הזמנת כיבוד, כתיבת סיכומים, הפצת חומרים, טיפול בשיחות ועידה, תיאום ויצירת דיונים ממוכנים וכל טיפול נדרש אחר.
5. הקמת הזמנות, ביצוע קבלות טובין וטיפול ומעקב אחר חשבונות של ספקי החטיבה וספקים נוספים.
6. סיוע במענה לשירות לקוחות החטיבה לנושאי חיוב וגביה.
7. סיוע בהכנת מסמכים ומצגות.
8. ניהול הדואר הנכנס והיוצא של החטיבה, הקלדת מסמכים, סיוע בהפצת מסמכים, ניהול תיקיות החטיבה ויחידות המשנה, טפסים וציוד עזר לעבודות השוטפות של החטיבה. ארכוב מידע במערכות השונות וניהול המידע של החטיבה בתחומי פעילותה, ביצוע גניזה בהתאם לנוהלי החברה.
9. הפעלת מערכות מחשב שונות לצורך ביצוע המטלות שבתחום האחריות, הטמעת נתונים וכל מידע אחר שבשימוש החטיבה בהתאם לצורך.
10. ניהול מעקב אחר שמישות המיכון והמכשור המשרדי, דיווח על תקלות לספקים המספקים שירותים בנושא לחברה.
11. ביצוע מטלות נוספות עפ"י הנחיית הממונה.
יתרון :

בוגר/ת תואר אקדמאי. בוגר/ת קורס מזכירים/ות בכירים/ות. בוגר/ת קורס מנהלי/ות לשכה. קורסים רלוונטיים נוספים. ניסיון בעבודה עם תכנה לניהול ולמעקב אחר החלטות.

ה ע ר ו ת

1. תינתן עדיפות מתקנת למועמדים כמפורט להלן :
1.1 לבעלי מוגבלויות.
1.2 למי שהוא/היא או אחד מהוריו נולד באתיופיה.
1.3 למי שהוא/היא בן/בת העדה הדרוזית.
1.4 לבני/בנות המגזר הערבי (לרבות הצ'רקסים).
2. המועמדים/ות המתאימים/ות ישלחו למבדקי התאמה.
3. נתוני המועמדים/ות המתאימים/ות יחויבו בבדיקה ביטחונית.
4. בהתאם לתקנות החברות הממשלתיות (כללים בדבר העסקת קרובי משפחה), תשס"ה – 2005, לא תישקל מועמדותו/ה של מועמד/ת אשר העסקתו/ה תגרום ליחסי כפיפות ישירים ו/או עקיפים ו/או לקשרי עבודה כמשמעותם בתקנות לעיל, עם קרובי משפחה המועסקים בחברה או במקרה בה קרבת המשפחה עלולה לעורר חשש לניגוד עניינים.
5. להנהלה שמורה הזכות לשנות מזמן לזמן את תיאור התפקיד הנ"ל, להוסיף או לגרוע ממנו.
6. תהליך ההגשה הינו מקוון, בכלל זה מילוי טפסים וצרוף מסמכים. הנכם מתבקשים להיכנס לאתר חברת נמלי ישראל למדור משרות פנויות. לא תיבחן מועמדות שלא עברה דרך המערכת.
את הבקשה יש להגיש לא יאוחר מיום 16.4.2026.
המודעה מתייחסת לנשים/גברים כאחד. סודיות מובטחת