מנהלת משרד ועוזרת אישית | Family Office | תל אביב

מחפשים מנהלת משרד ועוזרת אישית לתפקיד משולב — ניהול שוטף של המשרד לצד תמיכה אדמיניסטרטיבית ואישית צמודה לבעלת החברה. משרה מלאה עם אחריות רחבה ופוטנציאל התפתחות ממשי.
אודותינו - Family Office מוביל בתל אביב, המנהל פעילות השקעות ופילנתרופיה עבור משפחה פרטית. צוות של כ-20 אנשי מקצוע בסביבת עבודה מקצועית ומכבדת.
משרה מלאה שנעה בין המשרדים בתל אביב לבית בהרצליה.
משרה מספר 989901

תחומי אחריות - ניהול משרד
• ניהול תפעולי שוטף של משרד בוטיק בן 20 עובדים
• ניהול יומנים - תיאום וניהול לוח הזמנים של המנכ"לית ובעלת החברה
• תיעוד וארגון - ניהול מסמכים, תיקיות, מערכות SharePoint
• ניהול ספקים, חוזים והסכמים - עבודה שוטפת מול מחלקה משפטית
• אחריות על תשתיות IT ומחשוב - ניהול קשר מול ספק IT, טיפול בתקלות, ניהול רישיונות
• ריכוז תשלומים וחשבוניות - מעקב אחר הוצאות, העברה להנה"ח, ניהול תקציב
• ניהול משאבי אנוש - ימי חופש ומחלה, onboarding ו-offboarding
• רכש לוגיסטי - ציוד משרדי, הכנת חדרי ישיבות, הגשת כיבוד
• רווחת עובדים - ארגון אירועים, חגים, ימי הולדת, טיולי צוות
• ניהול פרויקטים מיוחדים מעבר לשוטף, לפי הצורך

תחומי אחריות - עוזרת אישית
• ניהול מלא של יומן ולוח זמנים אישי ועסקי
• מעקב אחר פרויקטים מרובים - ריכוז, מעקב ובקרה, דיווח ותיאום בין גורמים
• רכישות ומתנות - חיפוש ספקים, ניהול קשרים, הזמנות והתאמות אישיות
• ניהול מסמכים אישיים — דואר, חבילות וחידוש מסמכים רשמיים
• תקשורת וסינון - ניהול פניות, תיאום עם צוותים אחרים
• פרויקטים מיוחדים - ארגון נסיעות פרטיות, איתור לוקיישנים, פרויקטים ביתיים
• תמיכה אדמיניסטרטיבית - טיפול ברישיונות, חידושים, טפסים וכיו'ב
דרישות התפקיד
דרישות חובה
• ניסיון מוכח של 3+ שנים בתפקיד מנהלת משרד ו/או עוזרת אישית
• אנגלית ברמת שפת אם - דיבור וכתיבה ברמה מצוינת
• אוריינטציה טכנולוגית גבוהה - היכרות עם מערכות ניהול ויכולת למידה מהירה
• ידע במערכת Monday.com - יתרון משמעותי
• שליטה מלאה ב-Office 365, SharePoint, Excel
• גמישות מחשבתית - יכולת הסתגלות מהירה לשינויים
• פרואקטיביות - יכולת להיות תמיד שני צעדים קדימה
• סדר וארגון ברמה יוצאת דופן - תשומת לב לפרטים הקטנים ביותר
• זמינות למשרה מלאה

יתרונות משמעותיים
• ניסיון עם מערכת Priority ERP
• רקע ב-Family Office או סביבות עבודה דומות
• ניסיון בניהול פרויקטים
• רכב לצורך ניידות (לא חובה - יסופקו מוניות במידת הצורך)

אנו מציעים
• משרה מלאה שנעה בין המשרדים בתל אביב לבית בהרצליה
• סביבת עבודה מקצועית, נעימה ומכבדת
• צוות צעיר ואיכותי
• הזדמנות לבנות תפקיד מאפס ולהשפיע
• פוטנציאל התפתחות - בעתיד ייתכן גיוס עוזרת נוספת שתדווח אליך

משרה מספר 989901