עוזר/ת מנכ"ל

תמצית התפקיד

התפקיד מיועד להבטיח את התנהלותו התקינה והיעילה של יום העבודה של המנכל.

העבודה דורשת שילוב בין תפעול שוטף, דיוק גבוה בפרטים, תיאום לוגיסטי עצמאי, ומעקב אחר משימות חוצות ממשקים מול מנהלי המחלקות במפעל ומול גורמים חיצוניים בארץ ובחו״ל.

ניהול יומן תיאומים ותקשורת שוטפת

ניהול שוטף של לוח הזמנים של המנכל, תיאום פגישות פנימיות עם מנהלי מחלקות ועובדים, ותיאום פגישות עם לקוחות, ספקים ואורחים.

תעדוף פניות יומיות, סינון הודעות ודואר אלקטרוני, ומענה עצמאי לפניות שגרתיות.

הכנת חומרים לקראת פגישות, הדפסה או ריכוז של נתונים ומסמכים רלוונטיים, וסיוע בהכנת מצגות פשוטות וברורות לדיונים שונים.

טיסות / נסיעות

תכנון ותיאום נסיעות עסקיות של המנכל ומנהלים לחו״ל, כולל הזמנת טיסות, בתי מלון, תיאום הסעות וטיפול באשרות כניסה במידת הצורך.

בניית לוח זמנים מרוכז לנסיעה, איסוף קבלות וריכוז חשבוניות ודוחות הוצאות מול מחלקת הנהלת חשבונות.

תיאום ואירוח של מבקרים, לקוחות וספקים במפעל, כולל הזמנת כיבוד, תיאום סיורים במפעל והסדרי כניסה.

מעקב משימות ופרויקטים שוטפים

השתתפות בישיבות הנהלה לפי צורך, כתיבת סיכומי פגישה ברורים והפצתם למשתתפים.

מעקב אחר ביצוע החלטות ומשימות שסוכמו בישיבות, ווידוא עמידה בזמנים מול מנהלי המחלקות.

מענה למשימות אדמיניסטרטיביות שונות העולות מתוך צרכי השעה של המנכל והמפעל.

דרישות מקצועיות וניסיון נדרש

ניסיון קודם של שלוש עד חמש שנים בתפקיד עוזרת מנכל, מזכירת הנהלה או מנהלת משרד, רצוי בחברה תעשייתית או בארגון יצרני.

שליטה טובה בשפה האנגלית, בדיבור ובכתיבת מיילים ותכתובת עסקית שוטפת מול גורמים בינלאומיים.

שליטה מלאה ביישומי אופיס, כולל שליטה טובה באאוטלוק לניהול יומנים, וורד, פאוורפוינט להכנת מצגות, ואקסל בסיסי.

ניסיון בתיאום נסיעות לחו״ל ועבודה מול סוכני נסיעות.

תכונות אישיות נדרשות

דיסקרטיות גבוהה ואמינות מלאה בעבודה מול נושאים רגישים של ההנהלה והעובדים.

תקתקנות, יוזמה ויכולת לעבוד בצורה עצמאית ולפתור בעיות תפעוליות במהירות.

יחסי אנוש מצוינים ויכולת תקשורת נעימה ומכבדת עם כל דרגי העובדים בארגון, החל מעובדי רצפת הייצור ועד מנהלים בכירים.

סדר וארגון ברמה גבוהה ויכולת תפקוד טובה בסביבת עבודה דינמית המשתנה לאורך היום.