מזכיר/ה ואחראי/ת תפעול

לחברה המספקת שירותים תחזוקת מערכות טכנולוגיות מורכבות במגזרי ההגנה והמסחר  דרוש/ה מזכיר/ה ואחראי/ת תפעול.

התפקיד הוא שילוב בין ניהול יומנים להנהלה בכירה לבין הובלה מלאה של תפעול המשרד בתל אביב.

ניהול משרד

·         ישיבה בעמדת הקבלה: קבלת אורחים, מענה טלפוני, ומתן שירות שוטף לעובדי המשרד.

·        ניהול יומנים של הנהלה בכירה ומנכ״ל החברה (המנכ"ל מתגורר בארה"ב – נדרשת מדי פעם זמינות מעבר לשעות העבודה הרגילות).

·        תיאום פגישות בארץ ובחו"ל, עבודה מול גורמים פנימיים וחיצוניים.

תפעול שוטף של אתר תל אביב

·        ניהול חניות – בקרה וניהול מערכת החניות לעובדים ולאורחים.

·        מכולת המשרד – הזמנות שבועיות ודאגה שהמשרד תמיד מסודר ומלא.

·        ניקיון – ניהול ישיר של המנקות ועבודה מול ספק הניקיון.

·        תחזוקה – אחריות מלאה על האחזקה במשרדים:

o       פתיחת וטיפול בקריאות במערכת התפעולית

o       עבודה מול איש/ת התחזוקה ומעקב אחרי משימות

o       הובלת פרויקטים אחזקתיים קטנים

·        ניהול מלאי – ציוד משרדי, ציוד אחזקה, כוסות/כלים, מחברות, נייר ידיים, ציוד מחשוב ועוד.

·        סיוע תפעולי לחטיבת המטה ויחידות שונות בארגון.

·        הזמנת רכבי חצר לפעילויות נקודתיות.

·        תמיכה בפעילויות רווחה ובהפקת אירועים במשרד תל אביב.

קליטות ועזיבות עובדים

·        קליטות -הזמנת ציוד לעובדים חדשים, כולל ציוד מחשוב ומכשירים סלולריים.

·        תיאום מול מערכות מידע לצורך התקנות תוכנה והכנת סביבת עבודה ממוחשבת.

·        עזיבות -איסוף ציוד והשלמת סגירת ציוד ותפעול.

דרישות התפקיד

ניסיון של לפחות 2 שנים בניהול משרד וניהול יומן או יוצא/ת צבאי בתפקידי רל"ש/ית או סמב"ץ/ית.

ניסיון מוכח בעבודה מול ספקים ונותני שירות - יתרון משמעותי.

ניסיון בתפעול מערכות משרדיות – תחזוקה, טיפול בתקלות, עבודה מול אנשי מקצוע

שליטה גבוהה בכלי מחשוב ויישומי Office.