מנהל/ת משרד

הגדרת תפקיד: מנהלת משרד  (Office Manager)

מטרת התפקיד

ניהול ותפעול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ובק־אופיס למחלקת המכירות, כולל עבודה שוטפת מול לקוחות, ממשקים פנימיים וגורמים חיצוניים.

 

תחומי אחריות עיקריים

1.  ניהול שוטף של המשרד

1. אחריות כוללת על תפעול המשרד ביום יום


2. ניהול ספקים משרדיים (כגון מכונת קפה, מלאי קפה, תה וכיבוד)


3. רכישת כיבוד לפגישות וישיבות


4. אחריות על מתנות חג ללקוחות


5. תכנון, ארגון וניהול הרמות כוסית בחגים ואירועים


6. עבודה מול גורמים פנימיים וחיצוניים לצרכים לוגיסטיים

1. עבודה שוטפת על מערכות:
   
   
   
   
   1. Priority
   
   
   2. פורטל פרויקטים
   
   
   3. BI
   
   
   
   


2. תמיכה אדמיניסטרטיבית בצוות המכירות


3. טיפול בנתונים, מסמכים ודוחות


4. מעקב אחר תהליכים, הזמנות ואספקות


5. היכרות והבנה של דוחות הזמנות


6. מענה לפניות לקוחות ועדכון שוטף בנוגע למועדי אספקה, סטטוס הזמנות וקבלת סחורה

1. קבלת בקשות רגולטוריות מלקוחות


2. ניתוב וטיפול בבקשות מול המחלקות הרלוונטיות (מעבדה, רגולציה וכו’)


3. מעקב אחר סטטוס הבקשות ועדכון הלקוחות וצוות המכירות


4. שמירה על סדר, תיעוד ועמידה בלוחות זמנים

1. מתן גיבוי ומילוי מקום במחלקת תפ"י במידת הצורך


2. סיוע תפעולי בהתאם להנחיות ולצרכים משתנים

1. ניסיון קודם בניהול משרד / אדמיניסטרציה - חובה


2. ניסיון בעבודה עם מערכות ERP - יתרון משמעותי (Priority)


3. שליטה טובה מאוד ביישומי  Office


4. אנגלית ברמה טובה - דיבור, קריאה וכתיבה


5. שירותיות גבוהה ויכולת תקשורת מצוינת עם לקוחות


6. אחריות, סדר, ארגון ויכולת עבודה על מספר משימות במקביל


7. יכולת עבודה מול ממשקים רבים ועמידה בלחץ

1. לקוחות


2. מחלקת מכירות


3. מעבדה


4. תפ"י


5. ספקים חיצוניים