מתאם\ מתאמת אדמיניסטרטיבית אתר לחברת אלומיניום

1. ניהול יומן ותיאום פגישות:
- תיאום פגישות, ישיבות ותיאומים בין הגורמים השונים פנים וחוץ ארגוני
2. תיעוד וניהול מסמכים:
- קליטה, ארכוב, סריקה ושמירת מסמכים (חוזים, תוכניות, תסקירים ואישורים)
3. ניהול טבלאות שליטה ומעקב:
- הכנת ותחזוקת טבלאות אקסל/מערכות ממוחשבות לניהול סטטוס ביצוע, מעקב הזמנות, חוסרים, מעקב אחרי משימות ואבני דרך
4. מעקב אחר תוקף מסמכים ואישורים:
- בדיקת תוקף תסקירים, אישורי בטיחות, ביטוחים ותעודות שונות, ודאגה לחידושם במועד.
- ניהול טבלת מעקב
5. סיוע אדמיניסטרטיבי למנהל ההקמה:
- הכנת חומרים לישיבות, הדפסות, סיכומי פגישות.
- הכנת מכתבים רשמיים ודוחות
- תמיכה בהזמנות ומעקב אחרי הזמנות

- עבודה לפי סדרי עדיפויות מוגדרים – בהתאם להנחיות מנהל ההקמה ולו"ז הפרויקט.
- שימוש בכלים דיגיטליים לניהול מידע- מנדיי, יומנים משותפים, גיליונות מעקב.
- עדכונים שוטפים - דיווח יומי/שבועי על סטטוס משימות, חוסרים ותקלות
- שמירה על שקיפות בתקשורת – כל פגישה, החלטה או שינוי יתועדו בכתב ויועברו לגורמים הרלוונטיים
דרישות התפקיד
- ניידות באופן עצמאי לעומר-חובה
- ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי עדיפות בתחום הבניה/הנדסה- חובה
- שליטה טובה ביישומי מחשב – Word, Excel, Outlook-חובה
- יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה בצוות
- יכולת התבטאות גבוהה
- עברית ברמה גבוהה, אנגלית – יתרון.