מזכיר/ת סמנכ"ל כספים

1. אחריות לתפעול שוטף של המשרד, כולל ניהול יומן פגישות ותיאום ישיבות מול גורמי חוץ ופנים.
2. בקרת ביצוע ומעקב אחר התקדמות תהליכים/ משימות ודיווח על פי הנחיית הממונים, לרבות הפצת תזכורות לקידום התהליכים/ משימות.
3. ביצוע הזמנות רכש ללשכה בהתאם לתקציבים מוגדרים ובממשק מול הרכש, לרבות פנייה להצעות מחיר מספקים, הכנת הזמנות עבודה ושירות, מעקב אחר ביצוע וטיפול בחשבוניות.
4. הכנת סיכומי דיונים והפצתם.
5. מתן מענה לעובדי החברה, לגורמי חוץ ולספקים בנושאים שבטיפולו/ה.
6. עריכת מצגות והזנה ושליפה של נתונים כולל הפקת דו"חות והפצתם במערכות השונות, כגון: כלי

OFFICE, SAP-ERP, SRM, ACTIONBASE ומע' מקומיות של התחום.
7. ריכוז חומרים לוועדות/ דיונים.
8. ניהול מלאי הציוד המשרדי והזמנתו במע' הרכש.
9. טיפול במסמכי המשרד ובספרות מקצועית, הקלדה ותיעוד, סיווג, מיון ותיוק מסמכים, כולל עריכה ועדכון רשימת מסמכים המתויקים בארכיב ומיקומם, באופן ידני וממוחשב.
10. טיפול במתן אישורי כניסה לנמל לגורמי חוץ מול יחידת ביטחון בנמל על פי נהלי הנמל.
11. ארגון ישיבות ודיונים בחברה ומחוצה לה: תיאום חדרי ישיבות לרבות פנייה להצעות מחיר במידת הצורך, הזמנת כיבוד לדיונים, אחריות לתפעול ציוד מולטימדיה בחדר ישיבות.
12. ביצוע משימות נוספות על פי הנחיות הממונה.
דרישות התפקיד
1. בעל/ת השכלה אקדמאית (כאמור בסעיף 5 לפרק ההערות) או תעודת הנדסאי/ת או תעודת טכנאי/ת (מוכר על ידי מה"ט).
2. ניסיון של שנה לפחות, שנצבר במהלך 5 השנים האחרונות, בתפקיד מזכיר/ה של חבר/ת הנהלה בארגון המונה לפחות 100 עובדים (ראו הערה 7).
3. עברית ברמה טובה בכתב ובע"פ- ייבדק במכון האבחון.
4. לא תישקל מועמדות למשרה זו של פונה בעל קרוב/י משפחה בקרב עובדי החברה. קרוב משפחה- כמשמעו בתקנות החברות הממשלתיות (כללים בדבר העסקת קרובי משפחה), התשס"ה–2005.