Event Operation Specialist

Description:

Deloitte is hiring: Event Operations Manager

Responsible for leading the day-to-day operations of events, workshops, and conferences, while maintaining a high service standard, coordinating vendors and internal stakeholders, troubleshooting in real time, and managing events end-to-end. The role involves working with multiple interfaces including Procurement, Finance, vendors, and more.

Key Responsibilities

• Plan and operate on-floor events (executive meetings, client events, trainings, launches, small/medium conferences, and internal gatherings).
• Manage the full “event day” lifecycle: set-ups, signage, seating arrangements, reception, catering, and more.
• Ensure a premium guest experience in line with the firm’s service standards.
• Manage ongoing vendor coordination (catering/production/equipment/signage): orders, scheduling, and on-site oversight.
• Coordinate with IT/AV on screens, microphones, video conferencing (VC), presentations, sound/image checks, and real-time troubleshooting.
• Manage event and meeting-room schedules.
• Work according to procedures, checklists, and operational processes.
• Oversee hospitality inventory and equipment (refreshments, servingware, and operational supplies).

• Previous experience in event operations, hospitality, and/or production.
• Proven ability to multitask under pressure and adapt to frequent changes.
• Strong operational orientation, attention to detail, and schedule management.
• Excellent interpersonal communication, strong service mindset, and ability to work with multiple stakeholders.
• Availability for flexible hours (including early mornings and evenings depending on events).
• High-level Hebrew and English.

Advantages

• Experience in a premium environment, corporate hospitality, a visitor center, or high-end offices.
• Experience with room booking systems, calendars, and task management tools.
• Basic understanding of AV/VC and operation of smart meeting rooms.

ל Deloitte דרוש/ה מנהלת תפעול ארועים

אחריות להובלת התפעול השוטף של אירועים, סדנאות, כנסים תוך הקפדה על סטנדרט שירות גבוה, תיאום ספקים מול וממשקים, וטיפול בתקלות בזמן אמת, ניהול אירועים מקצה לקצה. עבודה מול ממשקים מרובים, רכש, כספים, ספקים ועוד.

תחומי אחריות מרכזיים-

• תכנון ותפעול אירועים בקומה (ישיבות הנהלה, אירועי לקוחות, הדרכות, השקות, כנסים קטנים/בינוניים ומפגשים פנימיים).
• ניהול “יום אירוע” מקצה לקצה: הקמות, שילוט,סידורי ישיבה, קבלת פנים, קייטרינג ועוד.
• אחריות על חוויית אורח יוקרתית בהתאם לשפת השירות של הפירמה.
• עבודה שוטפת מול ספקים (קייטרינג/הפקה/ציוד/שילוט) הזמנות, תיאומים, לו״ז, בקרה בשטח.
• תיאום מול IT/AV מסכים, מיקרופונים, וידאו-קונפרנס (VC), מצגות, בדיקות סאונד/תמונה ופתרון תקלות בזמן אמת.
• ניהול לו״ז אירועים וחדרים
• עבודה לפי נהלים, צ׳ק-ליסטים ותהליכים.
• בקרה על מלאי וציוד אירוח (כיבוד, כלי הגשה וציוד תפעולי)