Fleet Car Specialist

Description:

Overall responsibility for the ongoing operation of the firm's fleet of leasing vehicles, handling road accidents/accidents, working with suppliers and internal parties, and administrative and accounting control of bills and reports.
Coordination of services and garages: coordination, collection and return of vehicles for treatments/repairs; Working with workers and garages.
• Handling accidents and unusual events: accompanying employees in accident/damage processes, coordinating with the leasing company and relevant parties.
• Communication and mailing to drivers: issuing updates on vehicles, parking lots, taxis, and related services.
• Vehicle mobility and transfer of rights: updating drivers' details, conversions and replacements between employees.
• Supplier Accounts Control: Checking and approving leasing accounts, fuel, toll roads and transportation providers (including working with suppliers).
• Reports and controls: Fuel and leasing (Excel) report generation for bookkeeping.
• Pool vehicle management and availability: availability tracking, information update, coordination with employees.
• Third-party claims tracking: Tracking charges/credits for deductibles and refunds.
• Police/municipality reports: handling report conversions, charging employees and updating the leasing company.
• Records management and digital services: Employee registration and invoice/billing management for Cellopark, Pango and Gett

• Certificate of "Traffic Safety Officer" from the Ministry of Transport. 1
• Previous experience in a similar position (fleet management/vehicle officer/vehicle operation) – an advantage
• Good Excel and report generation; Order, accuracy and accounting control.
• High serviceability, ability to work with a variety of interfaces and meeting loads/multitasking.
• Ability to handle urgent and unusual events independently and responsibly.
• A valid driver's license – mandatory.

אחריות כוללת לתפעול שוטף של צי רכבי הליסינג בפירמה, טיפול באירועי דרך/תאונות, עבודה מול ספקים וגורמי פנים, ובקרה אדמיניסטרטיבית וחשבונאית על חיובים ודוחות.
• תיאום טיפולים ומוסכים: תיאום, איסוף והחזרת רכבים לטיפולים/תיקונים; עבודה מול עובדים ומוסכים.
• טיפול בתאונות ואירועים חריגים: ליווי עובדים בתהליכי תאונה/נזק, תיאום מול חברת הליסינג וגורמים רלוונטיים.
• תקשורת ודיוור לנהגים: הוצאת עדכונים בנושאי רכבים, חניות, מוניות ושירותים נלווים.
• ניוד רכבים והסבת זכויות: עדכון פרטי נהגים, הסבות והחלפות רכבים בין עובדים.
• בקרת חשבונות ספקים: בדיקה ואישור חשבונות ליסינג, דלק, כבישי אגרה וספקי תחבורה (כולל עבודה מול הספקים.
• דוחות ובקרות: הפקת דוחות (Excel) דלק וליסינג עבור הנהלת חשבונות.
• ניהול רכב פול וזמינות: מעקב זמינות, עדכון מידע, תיאום מול עובדים.
• מעקב תביעות צד ג’: מעקב חיובים/זיכויים בגין השתתפות עצמית והחזרי תשלום.
• דוחות משטרה/עירייה: טיפול בהסבות דוחות, חיוב עובדים ועדכון חברת הליסינג.
• ניהול רישומים ושירותים דיגיטליים: רישום עובדים וניהול חשבוניות/חיובים של סלופארק, פנגו ו-Gett.