רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת למוסד אקדמי

רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת – המכון ללימודים מתקדמים, בית הספר הבינלאומי.

תיאור התפקיד:
ביצוע מטלות אדמיניסטרטיביות וסיוע לראש צוות המכון במכלול תחומי הפעילות, כולל:
סיוע בטיפול באורחי/ות המכון, החל במועד הזמנתם/ן ועד לסיום ביקורם/ן (ארגון תיקי מועמדים/ות ואורחים/ות, תיאום האירוח בבתי המלון, תיאום וארגון ההרצאות, קשר עם יחידות בקמפוס, הזמנת כיבוד ועוד).
סיוע בארגון כנסים.
סיוע בעדכון אתר המכון.
טיפול בהזמנות רכש, מעקב אחר חיובי ספקים, טיפול בחשבוניות לתשלום והזנתם למערכות הממוחשבות.
טיפול בקבלת ההשתתפות העצמית בעלויות האירוח מהיחידות המארחות.
סיוע וטיפול בהכנת חומרים לוועדה האקדמית של המכון.
סיוע בהכנת דו"חות שנתיים ותיעוד ביקורים.
ביצוע מטלות נוספות עפ"י הצורך.
דרישות התפקיד
תואר אקדמי - רצוי. תעודת בגרות מלאה - חובה.
ניסיון בתפקיד אדמיניסטרטיבי.
ניסיון בעבודה עם מערכות ממוחשבות ושליטה בתוכנות OFFICE.
רצוי ניסיון במערכת ERP.
ידיעת השפה העברית על בוריה ורמה גבוהה של השפה האנגלית.
יכולת עבודה עצמאית והשתלבות בעבודה בצוות.
יוזמה, כושר תיאום ויכולת ארגון ומעקב.
יכולת התמודדות עם עומס משימות.
תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים.

הערה: נדרשת נכונות לעבודה בשעות נוספות בהתאם לצורך.
כפיפות: לראשת צוות המכון ללימודים מתקדמים,מרצים,אורחים וכנסים.