מילוי מקום מזכירה ועוזרת מנהלית למנהל אגף

כללי: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות הנוגעות לעבודת האגפים לרבות תיאום מעקב ובקרה אחר תוכנית העבודה השנתית, בהתאם להנחיות מנהלי האגפים.

תחומי אחריות: תיאום, מעקב ובקרה אדמיניסטרטיבית
1. מעקב ובקרה אחר ביצוע תכנית העבודה האגפית.
2. ביצוע מעקב ובקרה אחרי פרוטוקולים, סיכומי ישיבות והחלטות.
3. סיוע לעובדי האגף באיסוף חומרים רלוונטיים לתוכנית העבודה השנתית.
4. קיום קשרים עם גורמים שונים לצורך מעקב אחר תכנית העבודה.
5. הכנת חומרים לטיפולם של הגורמים המקצועיים באגף.
6. סיוע במשימות נוספות באגף ככל הנדרש.
7. ניהול והקלדה של מסמכים – הקלדת והפצת מסמכים, הכנת מצגות, צילום, שכפול וכריכה של מסמכים, תיוק מסמכים, איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתפים מנהלי האגפים, רישום סיכומי ישיבות והפצתם עפ"י הנחיות מנהל האגף.
8. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור – מענה ורישום טלפוני במשרד, סינון וניתוב שיחות.
9. ניהול לוח זמנים ופגישות – תיאום טלפוני של פעולות ופגישות של מנהלי האגפים, משלוח תזכורות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב).
דרישות התפקיד
תנאים מקדימים למינוי
1. בעל/ת 12 שנות לימוד או תעודת בגרות מלאה.
2. דיבור קריאה וכתיבה בעברית – ברמת שפת אם.
3. שליטה בתוכנות ה OFFICE - .
4. בעל/ת תואר ראשון - יתרון.